「昔からこのやり方で問題なく回っている」
「電話のほうが顧客との関係が築きやすい」
「多少手間はあるが大きな問題ではない」
このように考えてFAX 電話 メールでの受注を続けている企業は少なくありません。
しかし本当に問題は起きていないのでしょうか。
実はアナログ受注には表面化しにくいコストが存在します。
それが利益を静かに削っています。
この記事では初心者の方でも理解できるように
・アナログ受注の何が問題なのか
・なぜ利益が伸びにくくなるのか
・そしてどのように改善できるのか
を順番に解説します。
アナログ受注とは何か
ここで言うアナログ受注とは次のような方法です。
- FAXによる注文受付
- 電話での注文受付
- メール添付ファイルによる注文書受付
- Excel台帳での管理
- 紙伝票での処理
一見すると柔軟で顧客対応に強い方法に見えます。
しかし裏側では多くの作業が発生しています。
- 注文内容の確認
- 顧客別単価の確認
- 在庫の確認
- 基幹システムへの入力
- 納期回答
- 修正や変更対応
これらはすべて人の手で行われています。
売上が増えるほどこの作業は比例して増えます。
見えないコストその一 人件費
仮に一件の注文処理に10分かかるとします。
一日50件なら500分です。
約8時間です。
つまり一人が丸一日受注処理に使っている計算になります。
この時間は新規営業にも提案にも使われていません。
売上を生む時間ではなく処理の時間です。
これが毎日続けば年間で大きなコストになります。
見えないコストその二 ミスと再対応
アナログ処理では次のようなミスが起きます。
- 数量の入力ミス
- 単価の入力ミス
- FAXの読み違い
- 納期回答の誤り
ミスが起きると連鎖します。
- 顧客への謝罪
- 再入力
- 社内調整
- 出荷変更
この時間もすべてコストです。
さらに信用低下という目に見えない損失も発生します。
見えないコストその三 属人化
長年アナログ受注を続けると
特定の担当者しか分からないルールが増えます。
- 顧客ごとの特別価格
- 暗黙の判断基準
- 口頭でしか共有されていない対応方法
担当者が休むと止まる。
退職すると混乱する。
これは効率の問題ではなく事業継続のリスクです。
見えないコストその四 営業機会の損失
営業担当が受注処理に時間を使うと
提案時間が減ります。
- アップセル機会を逃す
- 新規開拓が進まない
- 顧客フォローが後回しになる
売上が伸び悩む原因が市場ではなく、受注体制にあることは少なくありません。
なぜ今まで問題にならなかったのか
アナログ受注は急に崩れません。
少しずつ負荷が増えます。
だから
・今は大丈夫
・もう少し様子を見る
という判断が続きます。
しかし人材不足が進む今、このやり方を続けるリスクは高まっています。
BtoB-ECとは何か 初心者向け説明
BtoB-ECとは法人向けのオンライン受注システムです。
単なるネットショップではありません。
特徴は次の通りです。
- 顧客別価格を自動表示
- 数量別価格を自動計算
- 掛売対応
- 基幹システム連携
- 再注文機能
つまり確認 転記 判断を減らす仕組みです。
BtoB-ECが見えないコストを減らす理由
- 単価を自動表示するため確認作業が不要
- 在庫をリアルタイム表示するため電話確認が不要
- 履歴から再注文できるため対応時間が減る
- 注文データが自動蓄積され分析が可能
特にリピート注文が多いBtoBでは再注文機能の効果が大きくなります。
ただし導入だけでは解決しない
BtoB-ECは万能ではありません。
設計が重要です。
成功する順番は次の通りです。
- 受注フローの可視化
- 価格ルールの整理
- 例外処理の洗い出し
- 段階導入設計
いきなりシステム選定をすると失敗します。
簡易セルフチェック
次の項目に三つ以上当てはまる場合、改善余地があります。
- 単価確認に時間がかかる
- 担当者依存が強い
- 月末は残業が増える
- 注文履歴が分散している
- 受注データを分析していない
まとめ
アナログ受注は見えないコストを積み上げます。
- 人件費
- ミス対応
- 属人化リスク
- 営業機会損失
- データ未活用
今は回っていても将来は大きな差になります。
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- 価格ロジック整理
- 基幹連携可能性確認
- 改善シミュレーション提示
無理な営業は行っていません。
現状を知りたい段階で構いません。
回っている今こそ見直すタイミングです。
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