BtoB-EC導入ガイド｜準備・構築手順・取引先の移行と運用のポイント

「FAXやメールの注文を入力し直している」「価格や納期の確認に時間がかかる」。こうした業務を見直す際、BtoB-ECは選択肢の一つです。ただし、サイトを公開しただけで受注処理が自動化されるわけではありません。

まずは、どの作業を減らし、どこに人の確認を残すかを決めましょう。本記事では、BtoB-ECを初めて導入する企業に向けて、準備から取引先への定着までを順に説明します。

BtoB-ECとは｜企業間の受発注をWebで行う仕組み

BtoB-ECとは、企業間の商品・サービスの取引をオンラインで行う仕組みです。取引先がログインして商品や数量を選び、注文や見積もり依頼を送る、といった使い方があります。

受け取った注文を管理画面で確認する運用もあれば、CSVやAPIで販売管理・在庫管理システムへ連携する運用もあります。見積もり、請求、出荷まで、どこをWeb化するかは自社の業務に合わせて決めます。

導入前に整理したい受注業務の課題

困っている作業と、導入後に目指す状態をセットで書き出します。次の4項目をたたき台に、営業・受注担当・出荷担当で認識を合わせましょう。

• 転記・入力の負担：注文データを販売管理へ取り込めれば、入力し直す作業を減らせます。商品コードや取引先コードの対応、CSV・APIの仕様、取込エラー時の処理を確認します。
• 価格・在庫・納期の確認：取引先が必要な情報を画面で確認できれば、問い合わせを減らせる可能性があります。表示する情報の更新頻度と、確定前の納期をどう伝えるかを決めます。
• 担当者への依存：注文履歴や対応状況の共有は引き継ぎに役立ちます。例外処理の手順や担当範囲も整理し、判断が必要な作業を誰が引き受けるか決めます。
• 営業時間外の注文：Webで注文を受け付ける時間と、社内で確認・出荷する時間は分けて案内します。メンテナンス時の受付方法や、急ぎの注文の連絡先も用意します。

導入前の受注件数、処理時間、確認連絡の件数を残しておくと、公開後に同じ条件で比較できます。最初から細かな集計が難しければ、対象部署や取引先を絞って記録します。

BtoBの取引条件を機能要件に落とし込む

BtoBとBtoCは共通する機能もありますが、企業間取引では取引先ごとの契約や受注ルールを確認する必要があります。すべての企業に以下の機能が必要なわけではありません。現在の運用をもとに、必要な範囲を選びます。

BtoB-EC導入の流れ｜準備から定着までの6ステップ

導入期間は、利用するサービス、追加開発、データ整備、連携先の対応などによって変わります。要件整理から公開までと、公開後の並行運用・移行期間を分けて計画しましょう。以下は進め方の例です。

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   現状の受注業務を整理する

   注文の受付から出荷・請求までを図や一覧にします。受付経路別の件数、担当者、転記する項目、確認が止まりやすい箇所を整理し、優先して改善する業務を決めます。

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   初回公開の範囲と構築方法を決める

   機能を「公開時に必要」「公開後に追加」「現行運用を残す」に分けます。EC-CUBE・SaaS・スクラッチの名称だけで選ばず、必要な取引条件、連携方法、運用体制に合うかを確認します。

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   構築とデータ準備を進める

   商品・取引先・価格などのデータを整備し、画面や連携処理を構築します。コードの重複や表記揺れ、価格の適用条件は移行前に確認します。連携先の担当者とも、仕様と作業日程を共有します。

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   業務の流れに沿ってテストする

   テスト用の取引先・商品データを用意し、価格表示、注文、データ取込、出荷、請求まで確認します。異なる取引先の情報が見えないか、注文変更や連携失敗時にどう処理するかも確認し、公開可否を判断する担当者を決めます。

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   一部の取引先から利用を始める

   利用に協力してもらえる取引先で試し、操作や案内の分かりにくい点を直します。FAX・メールと並行運用する場合は、同じ注文を二重に処理しない確認方法と、問い合わせ窓口を決めます。

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   利用状況を確認し、対象を広げる

   初回ログインや注文の状況、受注処理の負担を確認します。使われていない理由を取引先に聞き、画面・説明・社内処理を改善したうえで、移行する取引先を増やします。

自社の受注業務に合わせて導入範囲を整理したい方は、サンクユーの対応範囲や相談から公開までの進め方をまとめた卸売・BtoB-ECサイト構築サービスをご覧ください。取引先別価格や基幹システム連携を含めた構築についてご相談いただけます。

費用と構築方法は、導入する範囲をそろえて比較する

初期費用だけでなく、利用料、サーバー、保守、データ移行、社内の運用作業も確認します。EC-CUBEでもSaaSでも、必要な連携や追加機能によって費用は変わります。

たとえば「受注データをCSVで出力する」場合と「基幹システムに自動で取り込み、失敗時の再処理まで用意する」場合では、構築・運用の範囲が異なります。見積もりを比較するときは、含まれる作業と別料金になる作業をそろえて確認しましょう。

費用の具体例は費用記事、各構築方法の特徴は比較記事で詳しく説明しています。なお、サンクユーの構築費用の掲載額は、管理費10％・消費税10％を別途とする前提です。個別の見積もりで適用範囲をご確認ください。

制作会社への相談前に用意したい資料

最初から要件書を完成させる必要はありません。以下の資料のうち、用意できるものと、まだ決まっていない項目を共有すると、相談を進めやすくなります。

• 現状の受注フローと、月間の受注件数・取引先数の目安
• 現在使っている注文書・納品書・請求書の見本
• 商品・取引先・価格データの項目が分かるサンプル
• 販売管理・在庫管理システムの名称と、CSV・API仕様の有無
• 公開時に必要な機能、後から追加できる機能
• 希望する公開時期・予算と、社内の確認担当者

帳票やデータのサンプルは、顧客名・個人情報・実際の取引価格などを伏せたものでも、項目や形式の確認に使えます。実データが必要な場合は、共有範囲と方法を相談してから渡します。

公開後に取引先へ定着させるためのポイント

初回ログインから注文完了までを一緒に確認する

案内メールを送るだけでは、担当者に届いていない、ログイン方法が分からない、いつもの商品が見つからない、といったところで利用が止まることがあります。協力先の担当者に実際に操作してもらい、どこで迷うかを確認します。

• ログイン方法と問い合わせ先が分かる
• 取引先に適用される商品・価格・注文単位を確認できる
• よく注文する商品を探しやすく、履歴などから再注文できる
• 注文が受け付けられたことと、その後の確認・出荷の流れが分かる

並行運用のルールと、次へ進む条件を決める

FAXやメールを残す期間は取引先に合わせて決めます。注文の重複確認、注文変更の受付窓口、急ぎの注文の扱いを社内でそろえましょう。対象の取引先が注文できているか、社内処理に支障がないかを確認してから、移行範囲を広げます。

利用率と社内の処理時間をセットで見る

Web注文が増えても、その後に手入力や確認作業が増えていれば、業務全体の負担は減らないことがあります。導入前と同じ対象・集計方法で、以下の指標を確認します。

• 移行対象の取引先から受けた注文のうち、Web経由の注文が占める割合
• 受注1件あたりの処理時間（確認・修正作業を含む）
• 入力ミス、注文の重複、確認連絡の件数
• 案内済みの取引先のうち、ログイン・注文まで進んだ取引先の割合

未利用の理由が、操作の問題なのか、社内承認や注文方法の都合なのかを聞き取ります。機能の追加だけでなく、案内や運用ルールの見直しで対応できる場合もあります。

BtoB-EC導入に関するよくある質問

BtoB-EC導入の進め方を相談したい方へ

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