「電話が鳴り止まない」
「メールの注文確認で一日が終わる」
「担当者がいないと単価が分からない」
この状態が続いている場合、問題は受注量ではありません。
問題は受注の仕組みです。
電話やメールによる受注は、多くのBtoB企業で長年続いてきた商習慣です。
顧客対応の柔軟さや営業フォローのしやすさというメリットがある一方で、
見えないコストとリスクが確実に蓄積しています。
本記事では、電話・メール受注から脱却し、業務を止めずにBtoB-ECへ移行するための具体的なステップを解説します。
なぜ電話・メール受注は限界を迎えるのか
電話やメール受注は、一見すると柔軟で効率的に見えます。
しかし実態はアナログ処理の連鎖です。
- 注文内容の確認と基幹システムへの転記
- 顧客別単価の都度確認
- 在庫確認の社内連絡
- 納期回答や修正依頼の往復
- 再見積作成と再送付
これらがすべて人の手で処理されています。
さらにBtoB特有の商習慣が、業務を複雑化させます。
- 顧客別掛率や契約単価
- 数量別価格やロット調整
- 分納や特別対応
結果として、受注件数が増えるほど処理が追いつかず、
営業担当が「受注処理係」になってしまいます。
よくある誤解：ECを入れれば電話は減る
多くの企業が次のように考えます。
- とりあえずECを導入すれば電話は減る
- SaaSで簡単に始められる
- URLを送れば顧客は使ってくれる
しかし業務整理をせずにEC化すると、次の問題が発生します。
- 顧客が使わない
- 例外処理がシステムに載らない
- 電話確認が結局残る
- 業務が二重化する
BtoB-EC導入はシステム置き換えではなく、受注構造の再設計です。
業務を止めずにBtoB-EC化する5つのステップ
Step1：注文パターンを分類する
現状の注文を分類します。
- 定番商品のリピート注文
- 数量変更のみの注文
- 特注品・カスタム品
- 見積ベースの注文
すべてを一度にEC化する必要はありません。
標準化できる注文から着手することが成功の鍵です。
Step2：価格ロジックを明文化する
BtoB-ECで最も重要なのが価格設計です。
- 掛率管理
- 数量階段制
- 契約単価
- 期間限定価格
価格ロジックが曖昧なままでは、システムに正しく実装できません。
Step3：例外処理を可視化する
電話・メールで対応している例外を洗い出します。
- 納期調整
- ロット割れ対応
- 後日修正
- 特別価格対応
例外の扱い方が、EC設計の成否を分けます。
Step4：基幹システム連携方針を決める
- 受注データの連携方法
- 在庫の正本管理
- 請求確定タイミング
ここを曖昧にすると、業務負荷は減りません。
Step5：段階導入計画を立てる
- 一部顧客でパイロット導入
- 標準商品から展開
- 営業フォローと並行運用
一気に切り替えないことが成功のポイントです。
電話・メール受注をやめる本当のメリット
BtoB-EC化の目的は電話を減らすことではありません。
受注体制を資産化することです。
- 再注文の自動化
- 価格管理の透明化
- 営業活動の高度化
- 属人化の解消
- 事業継続リスクの低減
特に再注文機能の設計は大きな効果を生みます。
履歴からワンクリックで注文できるだけで、電話依存は大幅に減少します。
導入が進まない企業の特徴
- 業務フローが可視化されていない
- 価格ルールが属人化している
- 基幹連携方針が未定
- 目的が曖昧なままDXを進めている
この状態でECを導入しても、成果は出ません。
今、見直すべき理由
現状維持は安全ではなくリスクです。
- 人材不足による業務停止リスク
- 入力ミス増加による信用低下
- 若手担当者のオンライン発注志向への対応遅れ
- 競合との差別化困難
今は問題が見えなくても、5年後に大きな差になります。
まとめ
電話・メール受注から脱却するために重要なのは、順番です。
- 注文パターン分類
- 価格ロジック整理
- 例外処理棚卸し
- 基幹連携方針決定
- 段階導入設計
BtoB-ECの正解は企業ごとに異なります。
最初の一歩はシステム選定ではなく、現状整理です。
サンクユーのBtoB-EC支援
株式会社サンクユーでは、EC-CUBEを基盤に、BtoB特有の価格ロジック・承認フロー・基幹連携に対応した構築を行っています。
- 受注業務の可視化と改善提案
- 顧客別価格・掛売対応
- API／CSV／RPA連携設計
- 段階導入・テスト運用支援
無理な営業は行っていません。
「自社はどこから着手すべきか知りたい」という段階で構いません。
電話が鳴り続ける毎日を当たり前にしないために。
今こそ、受注体制を進化させるタイミングです。
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