EC-CUBEでFAX受注をEC化するには？BtoB受注をWeb化する前に整理したいポイント

この記事でわかること
「FAXでの受注を、そろそろWebにしたい」「注文を手入力するのが大変」——BtoBの受注をFAXで受けている企業で、こうした課題が出てくることがあります。ただ、FAX受注をEC化するとき、大切なのは、FAXの注文書をそのままWebフォームに置き換えることではありません。FAX受注で実際に行っている工程を分解し、どこをWeb化・自動化・連携するかを整理することが出発点になります。この記事では、その考え方と、特に重要になる注文操作の設計を解説します。

まず、FAX受注の工程を分解する

FAX受注のEC化を考えるとき、最初にやりたいのは、「今、FAXでの受注が、どういう工程で回っているか」を分解することです。例えば、次のような工程があります。

• 取引先が、注文書に記入する
• FAXで送信する
• 受信を確認する
• 内容を、基幹システムやExcelに手入力する
• 価格を確認する（取引先ごとの価格表など）
• 在庫を確認する
• 受注を確定する
• 基幹システムに転記する

この工程を見ると、FAXそのものが問題というより、受信したあとに、人が確認・転記・価格確認・在庫確認・基幹入力をしている構造に、手間がかかっていることが分かります。

「FAXをなくすこと」と「受注業務をWeb化すること」は同じではない

FAX受注のEC化というと、「FAXをなくして、Webフォームにする」と考えがちです。しかし、大切なのは、FAXという手段をなくすこと自体ではありません。現在の受注工程のうち、どこをWeb化し、どこを自動化し、どこを基幹と連携するかを整理することです。

たとえば、注文の入力を取引先自身にWebでしてもらえれば、受信後の手入力が減ります。価格の表示を自動にすれば、価格確認の手間が減ります。基幹への連携を自動にすれば、転記が減ります。どの工程を、どう変えるかを分けて考えることが、設計の出発点になります。

Web受注化で整理する5つの論点

FAX受注をWeb化するとき、整理しておきたい論点は、大きく5つあります。

① 誰からの注文かを、EC上で識別する

BtoBのWeb受注では、まず「誰からの注文か」を識別できるようにすることが基本になります。取引先ごとにログインできるようにし、その取引先に応じた価格や商品を表示する、という設計です。法人単位・ユーザー単位・部署単位のどこまで管理するかは、現在の受注業務によって変わります。複数のユーザーや、承認の権限が必要な場合は、承認フローの設計もあわせて検討します。

② 取引先ごとの価格ルール

FAX受注では、取引先ごとの価格表や、担当者の判断で価格が決まっている場合があります。EC化する際は、現在の価格ルールを整理し、どの条件でどの価格を表示するかを設計します。価格設計の詳細は、複雑な価格の設計で解説しています。

③ 複数商品を、まとめて注文する方法

ここが、FAX受注のEC化で特に重要な部分です。FAXでは、取引先は紙の注文書に、複数の商品と数量を、まとめて書いています。これをそのまま、一般的なBtoC型の「商品一覧→商品詳細→カート」の流れに置き換えると、かえってFAXより手間が増えることがあります。次のような、まとめて注文できる仕組みを検討します。

• 品番を直接入力して注文する
• CSVをアップロードして注文する
• 数量をまとめて入力できる注文画面

④ 繰り返しの注文を、どう扱うか

BtoBでは、同じ取引先が、同じような商品を繰り返し注文することがあります。毎回、商品を探して注文するのは手間なので、次のような仕組みを検討します。

• 過去の注文履歴から、再注文する
• よく注文する商品を、お気に入りやテンプレートとして登録する

③の一括注文と④の再注文は、FAXで行っていた注文操作をWeb上でどう置き換えるかという論点です。

⑤ 基幹システムへ、どう渡すか

受注情報を基幹システムに転記している場合は、EC化後に、どこまで連携するかを整理します。CSV・API・バッチなどの方式は、連携する対象や、必要な更新のタイミングに応じて検討します。連携の設計は、基幹・在庫システムを連携する方法で解説しています。

特に重要なのは、一括注文・再注文の操作設計

5つの論点の中でも、FAX受注のEC化で特に差が出るのが、③一括注文と④再注文の操作設計です。FAXで注文していた取引先にとって、Webでの注文が、FAXより面倒だと感じられると、なかなか使ってもらえません。「紙にまとめて書く」という、これまでの注文のしやすさを、Web上でどう実現するかを考えることが大切です。商品を一つずつカートに入れる方法だけでなく、まとめて入力する方法や、履歴から再注文する方法も設計候補になります。

FAXを一度に廃止するか、段階的に移行するか

FAX受注をEC化するとき、すべての取引先を同時にWeb受注へ切り替える必要はありません。取引先の利用環境や、注文の方法を確認し、移行の方法を検討します。

• 一部の取引先から始める
• FAXとWebを、一定期間併用する
• Web受注に慣れてもらいながら、対象を広げる

取引先によっては、Webでの注文に慣れていない場合もあります。移行の進め方も、受注業務の一部として設計することが大切です。

Web化で整理できること

FAX受注をWeb化・連携することで、これまで人が行っていた作業のうち、どの部分を減らせるかを整理できます。手入力、確認、転記といった工程のうち、どこをWeb化・自動化・連携するかによって、削減の対象となる作業が変わります。まず、現在の工程のどこに手間がかかっているかを把握することが、出発点になります。

まとめ

FAX受注のEC化で大切なのは、FAXの注文書をそのままWebに再現することではなく、FAX受注で行っている工程を分解し、どこをWeb化・自動化・連携するかを整理することです。誰からの注文かの識別、取引先ごとの価格、複数商品の一括注文、繰り返し注文の扱い、基幹連携——これらの論点を整理し、特に、一括注文・再注文について、現在のFAXでの注文方法を踏まえて操作を設計することが重要です。そして、移行は一度に行う必要はなく、段階的に進める方法も検討できます。

私たちサンクユーは、FAX・メール受注のWeb受注化に取り組んでいます。「FAXでの受注をWebにしたいが、どう進めればいいか」といった段階から、ご相談いただけます。まずは、現在の受注業務をお聞かせください。