FAX受注のDXとは？Web化・デジタル化で工数を削減する方法

受注DXとは、FAX・電話・メールなどアナログな受注業務をデジタル化し、転記・確認・入力ミス・属人化を減らす取り組みです。

特にBtoBでは、長年FAX受注で回してきた企業ほど「不便ではあるが、急にやめるのは難しい」と感じているのではないでしょうか。

実際の課題は、紙で届くことそのものではなく、人を介して受注処理することで工数が増え、確認が増え、担当者依存になりやすいことにあります。

本記事では、FAX受注のDXを入口に、受注業務をどうWeb化・デジタル化していくか、BtoB-ECへどう移行するかを整理して解説します。

受注DX・FAX注文のWeb化とは何か

受注DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、FAX・電話・メール・Excel添付注文など、アナログ中心で行っている受注業務をデジタル化し、転記・確認・入力ミス・属人化を減らしていく取り組みです。FAX注文のWeb化・受注のデジタル化とも呼ばれます。

ここで重要なのは、「受注方法を変えること」そのものが目的ではないという点です。本当の目的は、受注業務にかかる工数を減らし、情報を一元化し、担当者に依存しにくい運用へ変えていくことにあります。

受注業務のデジタル化で対象になる業務

受注業務のWeb化・デジタル化というと、注文をWeb化することだけをイメージしがちですが、実際にはそれだけではありません。

対象になるのは、注文受付、単価確認、在庫確認、納期回答、基幹システムへの入力、帳票出力、再注文対応など、受注後に発生する一連の業務です。

そのため、受注DXでは「どの受注手段をやめるか」よりも、「どの業務を人手から外せるか」「どの確認を減らせるか」で考えることが重要です。

FAX受注で起こりやすい課題

FAX受注は長年使われてきた手段であり、取引先によっては今も当たり前の方法として定着しています。しかし、日々の業務として見ると、以下の課題が起きやすいです。

• 転記・入力の工数：紙で受け取った情報を人が確認し、商品コードや数量を基幹システムへ入力する必要があり、件数が増えるほど負担が大きくなります。
• 確認・問い合わせの多さ：手書きや不明瞭な記載、単価・納期の確認が必要な注文では、社内確認や顧客への折り返しが頻発します。
• 属人化のリスク：特定の担当者しか判断できない運用が残ると、引き継ぎが難しくなり、担当者不在時の対応が困難になります。
• 入力ミス・見落とし：人手による転記は構造的にミスが発生しやすく、注文内容の誤りが後工程に影響します。

なぜ受注DXが必要なのか

受注業務をアナログなまま続ける最大のリスクは、受注件数が増えたときに人手で吸収し続けなければならないことです。

しかも、単純に人を増やせば解決するわけではありません。担当者ごとにやり方が違ったり、確認フローが曖昧だったりすると、人数が増えるほど管理は複雑になります。

受注件数の増加に対して、今の運用をそのまま維持していくのが難しいと感じているなら、それはシステム導入の前に受注構造そのものを見直すべきタイミングかもしれません。

FAX注文のWeb化・移行の具体的な手順

FAX受注のWeb化・DXには複数のアプローチがありますが、現実的には以下の5ステップで段階的に進めるのが失敗の少ない方法です。

1. 1

   現状の受注ルート別に件数・工数を可視化する

   FAX・電話・メール・訪問など手段別に月間件数と1件あたりの処理時間を把握します。どこに工数が集中しているかを数字で掴むことが出発点です。

2. 2

   移行しやすい取引先から打診する

   再注文率が高い取引先、ITに慣れた担当者がいる取引先、注文パターンが単純な取引先から優先的にWeb受注への移行を打診します。一気に全取引先へ切り替えようとしないことが重要です。

3. 3

   BtoB-ECまたはWeb受注フォームを設置する

   取引先ごとにログインして商品を選び、数量を入力して注文できる仕組みを用意します。過去の注文から再注文できる機能があると取引先側の手間が減り、移行がスムーズになります。

4. 4

   FAX受注と並行運用しながらWeb受注比率を記録する

   一定期間はFAXとWeb受注を並行運用します。月ごとのWeb受注比率を記録し、増加傾向を確認しながら移行のペースを管理します。

5. 5

   Web受注比率50%超を目標に6ヶ月で段階移行

   すべての取引先を一気に切り替えるのではなく、6ヶ月程度をかけてWeb受注比率を50%以上に高めることを最初の目標にします。その後、残ったFAX受注の件数を見て次の対策を検討します。

費用・期間の目安

FAX注文のWeb化・BtoB-EC構築にかかる費用は、構築方法によって大きく異なります。以下は目安です（実際の費用は要件によって変わります）。

FAX受注のDXとBtoB-ECの違い

FAX受注のDXとBtoB-ECは近いテーマとして語られますが、完全に同じものではありません。

FAX受注DX・Web化は「今の業務をどう軽くするか」、BtoB-ECは「今後の受注の仕組みをどう作るか」という違いがあります。

FAX受注をいきなり全廃しない方がよい理由

FAX受注のDX・Web化を考えると「すぐにFAXをやめるべきか」と考える方もいますが、現実には一気に全廃しない方がよいケースも多いです。

特に、取引先の担当者が高齢中心であったり、発注フローが紙前提で固まっていたりする場合、急な切り替えは相手側の負担になります。また、自社側も運用を整理しないまま一気に切り替えると、別のトラブルが起きやすくなります。

受注DXで重要なのは発注側の使いやすさ

受注のWeb化・DXというと、自社側の効率化ばかりに目が向きがちですが、実際には発注側（取引先）が使いやすいかどうかも非常に重要です。

再注文しやすい・取引先ごとの価格がすぐ分かる・よく注文する商品を探しやすい・注文後の確認がしやすいといった点は、発注側の負担を大きく左右します。

受注DXを成功させるための考え方

受注DXを成功させるために大切なのは、最初から完璧な仕組みを作ろうとしすぎないことです。

まずは、どこに工数がかかっているのか、どの確認が多いのか、どの取引先から移行しやすいのかを整理し、小さく始める方が現実的です。

また、受注手段だけでなく、単価確認・納期回答・再注文・基幹入力といった周辺業務まで見ないと、本当の意味で業務は軽くなりません。