FAX受注のDXとは？受注業務をデジタル化して工数を削減する方法

受注DXとは、FAX・電話・メールなどアナログな受注業務をデジタル化し、転記・確認・入力ミス・属人化を減らす取り組みです。

特にBtoBでは、長年FAX受注で回してきた企業ほど、「不便ではあるが、急にやめるのは難しい」と感じているのではないでしょうか。

実際の課題は、紙で届くことそのものではなく、人を介して受注処理することで工数が増え、確認が増え、担当者依存になりやすいことにあります。

本記事では、FAX受注のDXを入口に、受注業務をどうデジタル化していくか、Web受注やBtoB-ECへどう移行するかを整理して解説します。

受注業務のデジタル化は、単なるツール導入ではなく、受注構造全体の見直しでもあります。受注業務が重くなる構造的な原因を整理したい方は、受注業務が忙しい本当の原因とは？人手不足ではなく受注構造にある理由と解決策も参考になります。

受注DXとは何か
受注業務のデジタル化で対象になる業務
FAX受注で起こりやすい課題
なぜ受注DXが必要なのか
受注DXの進め方｜FAX・電話・メール受注をどう移行するか
FAX受注のDXとBtoB-ECの違い
FAX受注をいきなり全廃しない方がよい理由
受注DXで重要なのは発注側の使いやすさ
受注DXを成功させるための考え方
よくある質問
受注DXに関するご相談はこちら

受注DXとは何か

受注DXとは、FAX・電話・メール・Excel添付注文など、アナログ中心で行っている受注業務をデジタル化し、転記・確認・入力ミス・属人化を減らしていく取り組みです。

ここで重要なのは、「受注方法を変えること」そのものが目的ではないという点です。本当の目的は、受注業務にかかる工数を減らし、情報を一元化し、担当者に依存しにくい運用へ変えていくことにあります。

そのため、受注DXは単なるシステム導入ではなく、受注の流れ全体を見直す取り組みだと考えた方が実態に近いです。

受注業務のデジタル化で対象になる業務

受注業務のデジタル化というと、注文をWeb化することだけをイメージしがちですが、実際にはそれだけではありません。

対象になるのは、注文受付、単価確認、在庫確認、納期回答、基幹システムへの入力、帳票出力、再注文対応など、受注後に発生する一連の業務です。

たとえば、FAXやメールで届いた注文書を見ながら基幹システムへ転記している場合、注文受付だけをデジタル化しても、後工程が人手のままなら工数削減効果は限定的です。

そのため、受注DXでは「どの受注手段をやめるか」よりも、「どの業務を人手から外せるか」「どの確認を減らせるか」で考えることが重要です。

FAX受注で起こりやすい課題

FAX受注は長年使われてきた手段であり、取引先によっては今も当たり前の方法として定着しています。しかし、日々の業務として見ると、いくつかの課題が起きやすいです。

まず、注文書の読み取りと転記に工数がかかります。紙で受け取った情報を人が確認し、商品コードや数量を基幹システムやEC管理画面へ入力する必要があるため、件数が増えるほど負担が大きくなります。

次に、記載内容の確認や問い合わせが発生しやすいことです。手書きや不明瞭な記載、単価や納期の確認が必要な注文では、社内確認や顧客への折り返しが発生しやすくなります。

さらに、受注処理が担当者依存になりやすいという問題もあります。特定の担当者しか判断できない運用が残ると、属人化が進み、引き継ぎしにくくなります。

なお、受注業務の負荷はFAXだけの問題ではなく、受注構造そのものに原因があることも少なくありません。詳しくは、受注業務が忙しい本当の原因もご覧ください。

なぜ受注DXが必要なのか

受注業務をアナログなまま続ける最大のリスクは、受注件数が増えたときに人手で吸収し続けなければならないことです。

しかも、単純に人を増やせば解決するわけではありません。担当者ごとにやり方が違ったり、確認フローが曖昧だったりすると、人数が増えるほど管理は複雑になります。

そのため、受注DXでは「人を減らす」よりも、「人がやらなくてよい作業を減らす」「判断が必要な作業に集中できる状態を作る」という考え方が重要です。

受注件数の増加に対して、今の運用をそのまま維持していくのが難しいと感じているなら、それはシステム導入の前に、受注構造そのものを見直すべきタイミングかもしれません。

受注DXの進め方｜FAX・電話・メール受注をどう移行するか

受注DXにはいくつかの進め方がありますが、現実的には、Web受注サイトやBtoB-ECを活用して、注文を直接データとして受け取れる状態を作るのが有効です。

たとえば、取引先ごとにログインして商品を選び、数量を入力して注文できる仕組みがあれば、FAXの読み取りや転記が不要になります。さらに、取引先側も過去注文から再注文しやすくなり、発注の手間を減らせます。

ただし、すべての取引先を一気に切り替える必要はありません。実際には、一部の取引先から先に移行する、再注文の多い顧客から切り替える、FAXとWeb受注を一定期間併用するといった進め方の方が現実的です。

無理に全廃を目指すより、「Web受注の比率を増やす」ことを目標にした方が成功しやすいです。

Web受注サイトやBtoB-ECを検討する際は、まずSaaSで十分かどうかを見極めることも重要です。BtoB-ECはSaaSで十分かもあわせて確認してみてください。

FAX受注のDXとBtoB-ECの違い

FAX受注のDXとBtoB-ECは近いテーマとして語られますが、完全に同じものではありません。

FAX受注のDXは、今の受注業務をデジタル化して工数を減らすことが中心です。一方、BtoB-ECは、受注の仕組みそのものをWeb化し、発注体験や取引条件の管理まで含めて再設計する考え方に近いです。

つまり、FAX受注DXは「今の業務をどう軽くするか」、BtoB-ECは「今後の受注の仕組みをどう作るか」という違いがあります。

BtoB-ECとBtoC-ECの違いを整理したい方は、BtoB-ECとBtoC-ECの違いも参考になります。

FAX受注をいきなり全廃しない方がよい理由

FAX受注のDXを考えると、「すぐにFAXをやめるべきか」と考える方もいますが、現実には一気に全廃しない方がよいケースも多いです。

特に、取引先が高齢の担当者中心であったり、発注フローが紙前提で固まっていたりする場合、急な切り替えは相手側の負担になります。また、自社側も運用を整理しないまま一気に切り替えると、別のトラブルが起きやすくなります。

そのため、現実的には、FAXとWeb受注を併用する期間を設けたり、一部の顧客から先にWebへ移行したりする方がうまくいきやすいです。

受注DXで大切なのは、FAXをやめることそのものではなく、アナログ処理を段階的に減らすことです。

受注DXで重要なのは発注側の使いやすさ

受注DXというと、自社側の効率化ばかりに目が向きがちですが、実際には発注側が使いやすいかどうかも非常に重要です。

たとえば、再注文しやすい、取引先ごとの価格がすぐ分かる、よく注文する商品を探しやすい、注文後の確認がしやすいといった点は、発注側の負担を大きく左右します。

発注側にとって使いにくい仕組みを作ってしまうと、結局FAXや電話での注文が残り、デジタル化が進みにくくなります。

発注側の使いやすさを考える際は、見積、顧客別価格、CSV出力などの設計も重要です。詳しくは、BtoB-ECに必要な機能も参考になります。

受注DXを成功させるための考え方

受注DXを成功させるために大切なのは、最初から完璧な仕組みを作ろうとしすぎないことです。

まずは、どこに工数がかかっているのか、どの確認が多いのか、どの取引先から移行しやすいのかを整理し、小さく始める方が現実的です。

また、受注手段だけでなく、単価確認、納期回答、再注文、基幹入力といった周辺業務まで見ないと、本当の意味で業務は軽くなりません。

つまり、受注DXは「FAXをWebに置き換える」ことではなく、「受注処理全体を軽くする」ことだと考えた方が成功しやすいです。

提案資料や社内説明の観点で整理したい場合は、FAX受注からの脱却をどう提案するかも参考になります。また、小さく始める方法を見たい場合は、受注業務のデジタル化を小さく始める方法もあわせてご覧ください。

よくある質問

FAX受注のDXとは何ですか？

FAXで受け取った注文を人手で転記・確認する運用から、Web受注やデータ連携を活用して工数を減らし、属人化を防ぐ取り組みです。

FAX受注はすぐに全廃しないといけませんか？

いいえ。実際には、FAXとWeb受注を併用しながら段階的に移行した方がうまくいくケースも多いです。

FAX受注のDXにBtoB-ECは必要ですか？

必須ではありませんが、受注を直接データ化し、再注文や顧客別価格なども含めて仕組み化したい場合には、有力な選択肢になります。

受注DXとは何ですか？

受注DXとは、FAX・電話・メールなどアナログな受注業務をデジタル化し、転記・確認・入力ミス・属人化を減らしていく取り組みです。

受注業務のデジタル化は何から始めればよいですか？

まずは、どの受注手段をやめるかではなく、どの作業に工数がかかっているかを整理することが重要です。再注文の多い取引先からWeb受注へ切り替えるなど、段階的に進める方法もあります。

FAX受注を残したままDXできますか？

はい、可能です。実際には、FAXを一気に全廃するのではなく、FAXとWeb受注を併用しながら移行する方が現実的なケースも多いです。

受注DXに関するご相談はこちら

受注DXは、FAXをなくすことだけが目的ではなく、受注業務全体の工数を減らし、確認を減らし、担当者依存を減らしていく取り組みです。

「FAX受注を少しずつ減らしたい」「受注業務をデジタル化したい」「Web受注やBtoB-ECをどう進めるべきか整理したい」といった場合は、お気軽にご相談ください。
受注DX・BtoB-ECに関するご相談はこちら

投稿者プロフィール

OSAMU HORIKAWACEO: 株式会社サンクユー代表取締役CEO。
基幹システムとECをつなぎ、受発注業務の最適化を支援する専門家。

関西大学卒業後、東証プライム上場のゼネコンにて人事総務を経験。
その後システムベンダーへ転職し、IBM AS/400環境における金融・物流・販売管理・経理・人事など、企業の基幹業務を支えるシステム開発に従事する。
プログラマからプロジェクトマネージャーまでを経験し、台湾・台北駐在として銀行システム構築プロジェクトにも参画。

この経験を通じて、「システムの質は要件定義の質に比例する」という思想を確立。
業務理解を起点としたシステム設計を強みとする。

その後、クレジット決済代行会社にて、決済システムの再構築や銀行連携、ECサイト構築を担当。
あわせて組織改革にも携わり、20名から60名規模への組織拡大を実現（退任時：常務取締役）。

2008年に株式会社サンクユーを創業、2010年に法人化。
現在は、基幹システムとECの両領域に精通した知見を活かし、BtoB企業における受発注業務のデジタル化・効率化を支援。
特に、FAX・電話・メールなどアナログ業務のEC化や、基幹システムとの連携を前提とした業務設計を得意とする。

単なるECサイト構築にとどまらず、業務フローの整理・要件定義・システム設計まで一貫して関与し、「現場で使われる仕組み」を実現することを重視している。

NTTレゾナント「goo Search Solution」にてEC関連コラムを執筆。
ECマーケティングレポート | goo Search Solution

■趣味・関心領域
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機動戦士ガンダム（富野由悠季）
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