FAX受注のDX・Web化の進め方｜取引先への案内と並行運用のポイント

「FAXの注文書を毎日入力し直している」「Webへ切り替えたいが、取引先に使ってもらえるか不安」。FAX受注の見直しでは、自社の処理負担と、取引先の発注方法の両方を確認する必要があります。

この記事では、FAXの全廃を前提にせず、一部の取引先からWeb受注を始めて対象を広げる進め方を紹介します。BtoB-ECの構築全体については導入ガイド、費用の詳細は費用記事へ案内します。

FAX受注のDXとは｜受付から受注処理までを見直す

FAX受注のDXは、デジタル技術を活用し、注文の受付・確認・登録などの業務を見直す取り組みです。FAXを画像データで受け取る方法も、取引先がWeb画面から注文する方法も、その一部として検討できます。

ただし、紙を画像に変えるだけでは、商品コードや数量を入力し直す作業が残る場合があります。どの作業を減らしたいかを整理してから、改善方法を選びましょう。

対象は注文受付だけでなく、その後の確認・入力作業

受注の流れを「受け取る」「確認する」「登録する」「出荷へ渡す」に分けます。たとえばWebで注文を受けても、担当者がメールを見ながら販売管理へ入力する運用なら、転記作業は残ります。

• 受付：注文が届いたことを確認し、担当者へ振り分ける
• 確認：商品・数量・単価・在庫・納期などを確認する
• 登録：販売管理などへ注文内容を入力・取り込みする
• 引き継ぎ：出荷や請求の担当へ、確定した内容を渡す

すべてを自動化する必要はありません。個別の納期回答など、人の判断を残す作業と、定型化できる作業を分けます。

FAX受注で負担になっている作業を記録する

FAXの件数だけでなく、注文を処理するまでの作業を記録します。繁忙日や例外の多い注文も確認すると、優先して改善する箇所を選びやすくなります。

• 転記：どの項目を、どのシステムに入力し直しているか
• 確認連絡：記載不明、単価、欠品、納期など、何を確認しているか
• 担当者への依存：特定の人しか判断できない取引条件は何か
• 修正：入力間違い・注文変更・重複受付への対応にどれくらい時間がかかるか

最初から精密な集計が難しければ、対象部署や取引先を絞って記録します。導入後も同じ範囲で比較できるように、対象と集計方法を残します。

移行の目的と、最初に対象にする取引先を決める

「FAXを減らす」だけでなく、「繰り返し注文の入力を減らす」「単価確認の連絡を減らす」など、改善する作業を具体的にします。対象にする取引先は、注文の頻度や内容、協力してもらえるかで選びます。

担当者の年齢などで利用可否を決めず、パソコン・スマートフォンの利用環境、社内承認、指定注文書の有無を確認します。発注者にとって何が便利になるかも、実際の業務に合わせて説明できるようにします。

FAX注文からWeb受注へ移行する5ステップ

1. 1

   対象業務と取引先を整理する

   受付経路別の件数・処理時間を確認し、改善する作業を決めます。試行に協力してもらえる取引先へ、現在の発注方法と利用環境を聞き取ります。

2. 2

   試行に必要な仕組みとデータを用意する

   商品・価格・注文単位などを整え、注文から社内処理までを確認します。通常注文だけでなく、欠品、数量変更、キャンセルなどの扱いも決めます。

3. 3

   取引先へ案内し、初回注文を支援する

   開始日、ログイン方法、注文の手順、問い合わせ先を案内します。必要に応じて担当者と一緒に操作し、商品選択から受付確認まで進めるかを確認します。テスト注文は出荷対象と混同しないようにします。

4. 4

   FAXとWebを並行運用する

   受付経路が増える期間は、注文の管理先と重複確認の手順をそろえます。取引先からの問い合わせや社内の確認作業を記録し、負担が増えている箇所を直します。

5. 5

   利用状況と処理負担を確認して対象を広げる

   案内した取引先が注文できているか、転記・確認時間が減ったかを確認します。試行で見つかった問題を直し、次の取引先へ案内します。移行期間や目標比率は、対象の件数と発注頻度に合わせて決めます。

サンクユーの対応範囲や構築事例、相談から公開までの進め方は、卸売・BtoB-ECサイト構築サービスをご覧ください。FAXとの併用や、取引先別価格・基幹システム連携を含めた構築をご相談いただけます。

費用・期間は、Web化する範囲と移行支援を含めて確認する

費用は、注文を受け付けるだけなのか、取引先別価格・再注文・基幹連携まで対応するのかで変わります。構築費用のほか、データ整備、操作案内、並行運用中の対応、公開後の保守も確認します。

期間は「システムが使えるようになるまで」と「取引先が利用し始めるまで」を分けます。発注が月に一度の取引先などでは、案内から初回注文まで時間が空くこともあるため、注文周期に合わせて確認日を決めます。

具体的な構築費用は、以下の記事で確認できます。サンクユーの構築費用の掲載額は管理費10％・消費税10％を別途とする前提です。個別の見積もりで適用範囲をご確認ください。

FAX受注の改善方法とBtoB-ECの位置づけ

BtoB-ECは、受注業務を見直すための選択肢の一つです。FAX受注の改善と別の目的を持つものではなく、取引先がWebから発注する仕組みを用意することで、受付や再注文などを改善する方法と捉えます。

選定時は機能名だけでなく、自社と取引先が実際に行う操作を確認しましょう。

FAXとWebを並行運用するときのルール

同じ注文が両方から届いた場合

取引先が念のため同じ注文をFAXでも送ることがあります。Web注文後のFAX再送が不要であることを案内し、届いた場合は注文番号などで確認します。商品・数量が同じという理由だけで、別の注文を重複と判断しないようにします。

数量変更・キャンセル・急ぎの注文

変更を受け付ける窓口と時間をそろえます。注文後に電話で変更された場合も、元の注文番号と変更内容を記録し、出荷担当へ伝わるようにします。Web受付の通知と、納期や出荷の確定通知を分ける場合は、その意味も案内します。

Webを利用できない場合

ログインできない、システムが停止しているなどの場合の連絡先と受付方法を決めます。代替手段で受け付けた注文を後からWebへ登録する場合は、再度出荷されないように処理を区別します。

FAXの受付を終了するか判断する場合

一律の期限で終了を決めず、対象取引先が発注できることと、残る注文への対応方法を確認します。終了する場合は時期と代替方法を事前に案内します。併用を続ける場合も、残るFAXの処理件数と担当者の負担を把握しておきます。

取引先への案内と、発注しやすさの確認

取引先には「Webへ変更してください」だけでなく、発注担当者が次に何をすればよいかを伝えます。初回案内は以下をそろえると説明しやすくなります。

• 利用開始日と、試行対象の商品・注文の範囲
• ログイン先と、初回利用の手順
• 商品を探す・数量を入力する・注文を確定する手順
• 注文受付を確認する方法と、納期回答の流れ
• 変更・キャンセル・操作不明時の問い合わせ先
• FAXとの併用期間や、同じ注文を再送しないための案内

普段の注文書とWebの項目名が違う、いつもの商品が見つからない、社内承認に使う控えが出せない、といった点が利用の妨げになる場合があります。実際の発注担当者に操作してもらい、どこで止まるかを確認します。

移行後の効果はWeb受注比率と処理負担で確認する

一律に「6ヶ月で50％」などと決めず、移行対象の取引先と注文周期に合わせて目標を設定します。Web受注比率は、対象取引先から受けた全注文のうち、Web経由の注文が占める割合など、分母を決めて集計します。

• 利用状況：案内済みの取引先がログイン・初回注文まで進んだか
• Web受注比率：同じ対象取引先の中でWeb注文がどれだけ増えたか
• 処理負担：受付から登録までの時間と、変更・修正作業の時間
• 確認対応：重複注文、入力ミス、操作や納期についての問い合わせ件数

Web注文が増えても、その後の転記や確認が増えている場合は、受注後の処理を見直します。利用されない場合も、操作の問題か、発注頻度や社内ルールによるものかを聞き取り、対応を分けます。

FAX受注のWeb化に関するよくある質問

FAX受注の見直し・BtoB-EC構築をご相談ください

サンクユーの対応範囲や構築事例は、卸売・BtoB-ECサイト構築サービスをご覧ください。現在の受注方法から、Web化する範囲や基幹連携について整理します。