はじめに：FAX注文処理、こんな悩みはありませんか？
- FAXで届いた注文書を、間違えずに入力するのがプレッシャーになっている
- 毎朝、受信されたFAXを確認・印刷・転記するだけで1時間以上かかる
- 急ぎの注文を見落として納期遅延やクレームにつながったことがある
- 過去の注文書を探すのに時間がかかりすぎる
多くの企業の営業・受注担当者が、このような課題を抱えています。
FAXによる注文は依然として多くの業界で利用されていますが、その背景には「慣習」や「取引先の事情」があります。
しかし、FAX注文は**人手依存・属人化・ミス発生率の高さ**といった非効率性を避けられず、企業の成長を阻害する要因にもなります。
この記事では、FAX注文のどこに問題があるのかを整理し、現場で導入しやすい業務効率化手段（OCR、RPA、BtoB-EC）を詳細に比較。
さらに、導入プロセスや成功事例、費用対効果まで徹底解説します。
FAX注文が非効率な3つの理由
① 入力・転記ミスが発生しやすい
FAXで届く注文書は、手書き文字や略語、独自フォーマットが混在します。
読み間違いや入力ミスが起きやすく、出荷ミスや返品、顧客満足度の低下につながります。
特にBtoB取引では、数量や品番の間違いが大きな損失を生むこともあります。
② 作業の属人化と時間の浪費
得意先ごとの独特な注文書式や記載ルールは、長年担当してきた社員しか理解できないことが多く、業務が属人化します。
その結果、引き継ぎが困難になり、新人教育にも時間がかかります。
加えて、FAX確認→印刷→転記→照合→ファイリングという流れは膨大な時間を消費します。
③ 情報共有と検索性の低さ
FAX注文は紙ベースのため、受注情報が社内で共有されるまでタイムラグが発生します。
営業・生産・倉庫などの部門間でリアルタイムに情報を共有できず、急な在庫変動や納期変更への対応が遅れがちです。
過去の注文履歴を探す際にも、紙の山から探し出す非効率さが残ります。
受注業務を効率化する3つのアプローチ
① OCR（光学文字認識）
OCRはFAXや紙の注文書をスキャンし、文字をデジタルデータに変換します。
定型フォーマットに強く、低コストで導入できるため、初期段階の効率化に向いています。
- メリット：低コスト／既存業務フローに組み込みやすい／紙からデータ化できる
- 注意点：読み取り精度に限界／非定型注文書は誤認識が増える
② RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）
RPAは人間が行っているPC操作を自動化します。
OCRで読み取ったデータを基幹システムに自動登録するなど、組み合わせで効果を発揮します。
- メリット：大量処理が可能／業務フローを大きく変えずに自動化
- 注意点：操作画面変更に弱い／シナリオ保守が必要
③ BtoB-EC（Web注文システム）
顧客が直接Web画面に注文を入力する方式です。
入力ミスを根本的に減らし、顧客別価格表示、在庫確認、履歴参照など高度な機能を実装できます。
- メリット：転記不要／注文処理の自動化／顧客利便性の向上
- 注意点：初期構築と顧客教育が必要
手法別比較表
| 方法 | 特徴 | おすすめケース | 注意点 |
|---|---|---|---|
| OCR | 紙の注文書を読み取りテキスト化 | 定型フォーマット多数 | 非定型には弱い／精度確認必須 |
| RPA | PC操作を自動化 | システム間の手入力が多い | UI変更で停止の恐れ |
| BtoB-EC | 顧客がWeb上で直接入力 | 定期取引／顧客のITリテラシー高 | 構築・教育コスト |
業種別活用事例
印刷業
名入れ印刷注文をFAXで受けていたが、Web注文フォームを導入し、顧客自身が仕様入力。
誤入力ゼロを達成し、営業担当の負担が軽減。
部品商社
OCR＋RPAを組み合わせ、FAX＋メール注文を基幹システムへ自動登録。
月60時間の入力作業を10時間以下に短縮。
卸売業
BtoB-ECを導入し、再注文機能で定期発注を簡略化。
FAX注文割合を80％から20％以下に削減。
導入の進め方と成功ポイント
- 現状の業務フローを可視化し、時間・コストを定量化
- 課題に合った手法を選択（短期改善ならOCR、中期的ならBtoB-EC）
- スモールスタートで試験導入
- 効果を数値化して社内共有
- 段階的に範囲拡大
費用対効果の試算例
例えば、月300件のFAX注文を1件8分で入力している場合、総工数は月40時間。
時給2,000円換算で月8万円の人件費が発生します。
これをBtoB-ECに置き換えれば、入力作業はほぼゼロになり、年間96万円のコスト削減が可能です。
よくある失敗と回避策
- 顧客教育不足 → 導入前に説明会やマニュアル提供を行う
- システムの過剰機能 → 必要最小限から始める
- 社内抵抗 → スモールスタートと効果測定で説得
FAQ
- Q. 顧客が高齢でPCが苦手な場合は？
- A. 並行運用や代理入力で移行期間を設けるとスムーズです。
- Q. 小規模企業でもBtoB-ECは導入可能？
- A. クラウド型サービスを活用すれば初期費用を抑えられます。
- Q. OCRの精度が低い場合は？
- A. フォーマット統一や補助入力ツールの併用で精度向上が可能です。
まとめ
FAX注文は長年の慣習ですが、非効率さとリスクを抱えています。
OCR、RPA、BtoB-ECなどのツールを活用すれば、受注業務の効率化とミス削減が実現します。
重要なのは、自社の現状に合わせた最適な方法を選び、段階的に導入していくことです。
2025年は、FAX依存から脱却し、業務改革を加速させるチャンスです。
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投稿者プロフィール
- CEO
- 株式会社サンクユー 代表取締役CEO。
基幹システムとECをつなぎ、受発注業務の最適化を支援する専門家。
関西大学卒業後、東証プライム上場のゼネコンにて人事総務を経験。
その後システムベンダーへ転職し、IBM AS/400環境における金融・物流・販売管理・経理・人事など、企業の基幹業務を支えるシステム開発に従事する。
プログラマからプロジェクトマネージャーまでを経験し、台湾・台北駐在として銀行システム構築プロジェクトにも参画。
この経験を通じて、「システムの質は要件定義の質に比例する」という思想を確立。
業務理解を起点としたシステム設計を強みとする。
その後、クレジット決済代行会社にて、決済システムの再構築や銀行連携、ECサイト構築を担当。
あわせて組織改革にも携わり、20名から60名規模への組織拡大を実現（退任時：常務取締役）。
2008年に株式会社サンクユーを創業、2010年に法人化。
現在は、基幹システムとECの両領域に精通した知見を活かし、BtoB企業における受発注業務のデジタル化・効率化を支援。
特に、FAX・電話・メールなどアナログ業務のEC化や、基幹システムとの連携を前提とした業務設計を得意とする。
単なるECサイト構築にとどまらず、業務フローの整理・要件定義・システム設計まで一貫して関与し、「現場で使われる仕組み」を実現することを重視している。
NTTレゾナント「goo Search Solution」にてEC関連コラムを執筆。
ECマーケティングレポート | goo Search Solution
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