再注文対応に時間がかかる会社ほど改善余地が大きい
法人取引では、新規注文よりも再注文の方が多い会社が少なくありません。
- 毎月同じ商品を発注する
- 定番品を定期的に補充する
- 一度買った商品を数量だけ変えて再注文する
このような取引が多い場合、本来は受注処理をかなり効率化できる余地があります。
それにもかかわらず、現場では次のような状態になっていないでしょうか。
- 毎回同じ商品の注文を電話やメールで受けている
- 前回の注文履歴を見ながら担当者が手入力している
- 数量や価格を毎回確認している
- 再注文なのに確認電話が発生している
もしこうした状態なら、再注文対応はまだ仕組み化されていません。
つまり、再注文が多いほど、現場の負担が積み上がっている可能性があります。
なぜ再注文対応は手間がかかりやすいのか
再注文は一見すると簡単に見えます。
前回と同じ内容をもう一度受けるだけだからです。
しかし実際には、次のような作業が発生しています。
- 過去の注文履歴を探す
- 商品や数量を確認する
- 現在の価格条件を確認する
- 在庫や納期を確認する
- 基幹システムへ入力する
- 必要に応じて修正対応をする
再注文が多い会社ほど、この繰り返しが大きな負担になります。
しかも新規注文と違い、再注文は件数が多くなりやすいため、1件ごとの小さな作業が全体では大きな時間になります。
よくある非効率な再注文対応
再注文対応が非効率な会社では、次のようなケースがよく見られます。
1. 過去の注文を担当者が探している
メールフォルダ、FAX控え、基幹システムの履歴などを確認しながら、前回注文を調べる作業です。
この作業は、件数が増えるほど無視できない負担になります。
2. 前回と同じでも価格確認が必要になる
再注文だからといって、価格が必ずしも同じとは限りません。
掛率、契約単価、キャンペーン条件などが絡むと、結局毎回確認が発生します。
3. 数量変更や一部修正が多い
完全に同じ再注文ではなく、「前回とほぼ同じだが数量だけ変えたい」というケースも多くあります。
この場合も、電話やメールでやり取りすると、修正確認の手間が残ります。
再注文対応を効率化する鍵は「探す・確認する・入力する」を減らすこと
再注文対応を効率化するには、単にスピードを上げるのではなく、作業そのものを減らすことが重要です。
特に減らすべきなのは、次の3つです。
- 探す
- 確認する
- 入力する
再注文のたびに担当者が過去履歴を探し、条件を確認し、内容を入力している限り、業務は楽になりません。
つまり、再注文対応を効率化するには、再注文のやり方そのものを変える必要があります。
法人向け受注サイトで再注文対応はどう変わるのか
法人向け受注サイトを導入すると、再注文対応は大きく変わります。
たとえば次のような仕組みが作れます。
- 過去の注文履歴から商品をそのまま呼び出せる
- ログインした得意先ごとの価格を自動表示できる
- 数量だけ変更してそのまま再注文できる
- 定番商品をお気に入り登録できる
- 品番入力やCSVアップロードでまとめて注文できる
これにより、担当者側の作業だけでなく、取引先側の発注負担も減らせます。
再注文対応を仕組み化するメリット
1. 営業や事務の負担が減る
毎回同じような注文対応に使っていた時間を減らせます。
その結果、提案活動や顧客フォローなど、本来時間を使うべき業務に集中しやすくなります。
2. 入力ミスが減る
前回注文をそのまま呼び出せるようになると、商品違い、数量違い、価格違いといったミスを減らしやすくなります。
3. 得意先にとっても注文しやすくなる
法人取引では、発注担当者にとって「前回と同じように簡単に注文できる」ことが大きな価値になります。
再注文がしやすい会社は、それだけで取引しやすい会社になります。
どんな会社が再注文効率化の効果を出しやすいか
次のような会社は、再注文対応の仕組み化による効果が大きい傾向があります。
- 定番品のリピート注文が多い
- 得意先ごとの商品がある程度決まっている
- 営業や事務が再注文対応に追われている
- 電話、FAX、メールによる再注文が多い
- 同じような注文を毎日処理している
この場合、再注文導線を整えるだけでも、かなりの業務削減につながることがあります。
ただし、再注文機能を付ければ自動的にうまくいくわけではない
ここは大事なポイントです。
再注文機能は便利ですが、ただ履歴を表示すればよいわけではありません。
たとえば、次の整理が必要です。
- 価格は再注文時にどう反映するのか
- 在庫切れ商品はどう見せるのか
- 廃番商品はどう扱うのか
- 数量変更や一部追加はどう操作させるのか
これを考えずに導入すると、取引先が使いにくく、結局電話やメールに戻ってしまいます。
まずは「再注文が多い商品」から見直すのがおすすめ
再注文対応を効率化したい場合、最初から全商品を対象にしなくても大丈夫です。
たとえば、
- 毎月出る定番商品
- リピート率の高い商品群
- 価格ルールが比較的シンプルな商品
から始めると、効果が出やすくなります。
再注文が多い領域は、受注業務の中でも仕組み化しやすく、効果が見えやすい部分です。
再注文対応の効率化は、受注業務改善の入口になりやすい
法人向け受注サイトの導入というと、大がかりなプロジェクトをイメージされることがあります。
しかし、実際には「再注文対応だけ先に改善する」という進め方も十分あります。
これなら、現場の負担を抑えながら、受注業務改善の第一歩を踏み出しやすくなります。
再注文対応を含めたFAX・メール受注のWeb化については、サービスページもご覧ください。
FAX・メール受注のWeb受注化サービスを見る
再注文対応の負担を減らしたい会社へ
「同じような注文対応に毎日時間を取られている」
「再注文が多いのに、今も電話やメール中心で回している」
「どの商品から仕組み化すれば良いか知りたい」
そのような段階でも問題ありません。
サンクユーでは、現状の受注フローを整理し、再注文効率化から始めるべきか、どこを先にWeb化すべきかをご提案しています。
構想段階でもご相談いただけます。
法人向け受注業務の効率化について相談する
投稿者プロフィール
- CEO
- 株式会社サンクユー 代表取締役CEO。
基幹システムとECをつなぎ、受発注業務の最適化を支援する専門家。
関西大学卒業後、東証プライム上場のゼネコンにて人事総務を経験。
その後システムベンダーへ転職し、IBM AS/400環境における金融・物流・販売管理・経理・人事など、企業の基幹業務を支えるシステム開発に従事する。
プログラマからプロジェクトマネージャーまでを経験し、台湾・台北駐在として銀行システム構築プロジェクトにも参画。
この経験を通じて、「システムの質は要件定義の質に比例する」という思想を確立。
業務理解を起点としたシステム設計を強みとする。
その後、クレジット決済代行会社にて、決済システムの再構築や銀行連携、ECサイト構築を担当。
あわせて組織改革にも携わり、20名から60名規模への組織拡大を実現（退任時：常務取締役）。
2008年に株式会社サンクユーを創業、2010年に法人化。
現在は、基幹システムとECの両領域に精通した知見を活かし、BtoB企業における受発注業務のデジタル化・効率化を支援。
特に、FAX・電話・メールなどアナログ業務のEC化や、基幹システムとの連携を前提とした業務設計を得意とする。
単なるECサイト構築にとどまらず、業務フローの整理・要件定義・システム設計まで一貫して関与し、「現場で使われる仕組み」を実現することを重視している。
NTTレゾナント「goo Search Solution」にてEC関連コラムを執筆。
ECマーケティングレポート | goo Search Solution
■趣味・関心領域
BMW / WRC / ロードバイク / RIZIN / UFC / 大相撲
David Bowie / blur / MUSE / The Rolling Stones / XTC
機動戦士ガンダム（富野由悠季）
ベルセルク / 頭文字D / 進撃の巨人 / ジョジョの奇妙な冒険 / あしたのジョー
Mission: Impossible / Memento / ワイルド・スピード / ソナチネ
LOST / Game of Thrones / FRINGE / The Mentalist
上岡龍太郎 / ダウンタウン
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