Web受注システムとは？FAX・メール受注との違いを解説

Web受注システムとは何か
FAX・メール受注との違い
1. FAX受注との違い
2. メール受注との違い
Web受注システムを導入すると何が変わるのか
どんな会社に向いているのか
Web受注システムとBtoB-ECの違い
Web受注システムを入れても失敗するケース
導入前に整理しておきたいポイント
最初から全部を変えなくてもよい
Web受注システムは「受注構造の見直し」に近い
自社に合う進め方を整理したい方へ

Web受注システムとは何か

Web受注システムとは、取引先がインターネット上の画面から商品を注文し、その注文情報を企業側で受け取れる仕組みのことです。

従来の法人取引では、

FAXで注文書を送る
メールで注文内容を送る
電話で口頭発注する

といった方法が一般的でした。

一方、Web受注システムでは、取引先が専用の受注画面にログインし、必要な商品や数量を入力して注文します。
そのため、注文の受付から内容の記録までを、より整理された形で進めやすくなります。

FAX・メール受注との違い

Web受注システムを検討するとき、まず知っておきたいのが、FAXやメールとの違いです。

FAX受注との違い

FAX受注では、注文内容を紙で受け取ります。
その後、担当者が内容を確認し、必要に応じて価格や在庫を確認しながら基幹システムへ入力します。

そのため、次のような手間が発生しやすくなります。

文字が読みにくい
記載漏れがある
確認電話が必要になる
手入力によるミスが起きる

Web受注システムでは、画面上で必要項目を入力してもらうため、記載ルールをそろえやすくなります。

メール受注との違い

メール受注では、本文や添付ファイルに注文内容が書かれていることが多くあります。
一見するとFAXより便利に見えますが、実際には担当者が内容を読み取り、別のシステムへ転記するケースが多く、手間が残ります。

たとえば、

商品名の表記ゆれ
品番の記載ミス
数量や納期の確認
価格条件の確認

といった作業が発生します。

Web受注システムでは、商品マスターや価格ルールを事前に画面へ反映しやすいため、こうした確認作業を減らせる可能性があります。

Web受注システムを導入すると何が変わるのか

Web受注システムの価値は、単に「注文をWebで受けること」ではありません。
受注後に発生していた確認、転記、修正の手間を減らせることにあります。

具体的には、次のような改善が考えられます。

注文内容が最初からデータ化される
入力ルールを統一しやすい
取引先ごとの価格表示を分けやすい
履歴から再注文しやすくなる
基幹システムとの連携がしやすくなる

特に法人取引では、リピート注文が多い会社ほど効果を実感しやすいです。

どんな会社に向いているのか

Web受注システムは、すべての会社に一律で必要というわけではありません。
ただし、次のような会社には特に向いています。

FAXやメールによる受注が多い
転記作業に時間がかかっている
再注文が多い
営業や事務が受注処理に追われている
受注業務が属人化している

このような会社では、単なる業務効率化だけでなく、人手不足対策やミス削減にもつながります。

Web受注システムとBtoB-ECの違い

ここで混同されやすいのが、Web受注システムとBtoB-ECの違いです。

Web受注システムは、主に既存取引先からの注文を効率よく受けるための仕組みです。
一方、BtoB-ECは、法人間取引をオンライン化する仕組み全体を指すことが多く、受注だけでなく、会員管理、価格表示、承認フロー、販路拡大まで含むことがあります。

整理すると、次のようなイメージです。

Web受注システム：今ある受注業務を効率化する仕組み
BtoB-EC：受注だけでなく法人取引全体をデジタル化する仕組み

そのため、まずはFAXやメール受注の改善から始めたい会社では、Web受注システム的なアプローチの方が導入しやすい場合があります。

Web受注システムを入れても失敗するケース

ここは重要です。
Web受注システムは便利な仕組みですが、導入すれば自動的にうまくいくわけではありません。

たとえば、次のようなケースでは失敗しやすくなります。

今の受注フローを整理しないまま導入する
価格ルールが曖昧なまま進める
例外処理が多いのに整理していない
基幹システムとの役割分担が決まっていない

この状態で進めると、

電話確認が残る
管理画面での手修正が増える
現場が使わない

という結果になりやすいです。

導入前に整理しておきたいポイント

Web受注システムを検討する場合、最初に整理しておきたいのは次の点です。

どの注文が定型化しやすいか
どこで確認作業が発生しているか
どの価格ルールを画面に反映すべきか
どこまで基幹システムと連携したいか
どの商品、どの取引先から始めるべきか

この整理があるだけで、導入後の使われ方が大きく変わります。

最初から全部を変えなくてもよい

Web受注システムを導入するとなると、「全商品」「全得意先」を一気に切り替えるイメージを持たれることがあります。
しかし、実際には一部商品、一部得意先から始める進め方も十分有効です。

たとえば、

再注文が多い商品だけ先に対象にする
関係性の良い得意先から始める
価格ルールが比較的シンプルな取引先から導入する

といった方法なら、現場負担を抑えながら進められます。

Web受注システムは「受注構造の見直し」に近い

Web受注システムの導入は、単なる画面追加ではありません。
今の受注業務のどこに無駄があり、どこを仕組み化すれば良いかを整理することに近いです。

そのため、成功する会社ほど、システム選定の前に業務整理を行っています。

FAXやメールによる受注業務を見直したい方は、サービスページもご覧ください。
FAX・メール受注のWeb受注化サービスを見る

自社に合う進め方を整理したい方へ

「自社はWeb受注システムから始めるべきか知りたい」
「FAXやメール受注をどこまでWeb化できるか整理したい」
その段階でも問題ありません。

サンクユーでは、いきなりシステムを当てはめるのではなく、今の受注フローを整理し、どこから仕組み化するのが良いかをご提案しています。

構想段階でもご相談いただけます。
法人向け受注業務の効率化について相談する

投稿者プロフィール

OSAMU HORIKAWACEO: 株式会社サンクユー代表取締役CEO。
基幹システムとECをつなぎ、受発注業務の最適化を支援する専門家。

関西大学卒業後、東証プライム上場のゼネコンにて人事総務を経験。
その後システムベンダーへ転職し、IBM AS/400環境における金融・物流・販売管理・経理・人事など、企業の基幹業務を支えるシステム開発に従事する。
プログラマからプロジェクトマネージャーまでを経験し、台湾・台北駐在として銀行システム構築プロジェクトにも参画。

この経験を通じて、「システムの質は要件定義の質に比例する」という思想を確立。
業務理解を起点としたシステム設計を強みとする。

その後、クレジット決済代行会社にて、決済システムの再構築や銀行連携、ECサイト構築を担当。
あわせて組織改革にも携わり、20名から60名規模への組織拡大を実現（退任時：常務取締役）。

2008年に株式会社サンクユーを創業、2010年に法人化。
現在は、基幹システムとECの両領域に精通した知見を活かし、BtoB企業における受発注業務のデジタル化・効率化を支援。
特に、FAX・電話・メールなどアナログ業務のEC化や、基幹システムとの連携を前提とした業務設計を得意とする。

単なるECサイト構築にとどまらず、業務フローの整理・要件定義・システム設計まで一貫して関与し、「現場で使われる仕組み」を実現することを重視している。

NTTレゾナント「goo Search Solution」にてEC関連コラムを執筆。
ECマーケティングレポート | goo Search Solution

■趣味・関心領域
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