FAX受注を続けている企業の多くが、受注内容の転記、確認連絡、入力ミス、担当者依存といった課題を抱えています。
長年この運用で回ってきた企業ほど、「不便ではあるが、急にやめるのは難しい」と感じているのではないでしょうか。
実際、FAX受注の課題は単に紙で届くことではありません。
受注内容が人を介して処理されることで、ミスが起きやすくなり、工数も読みづらくなり、特定の担当者に業務が集中しやすくなることが本質的な問題です。
この記事では、FAX受注のDXとは何か、なぜ今見直すべきなのか、どのようにWeb受注やBtoB-ECへ移行していくのかを整理して解説します。
FAX受注のDXとは
FAX受注のDXとは、FAX・電話・メールなどアナログ中心の受注業務を、Web受注やBtoB-ECなどの仕組みを使って効率化・標準化していくことです。
ここで重要なのは、「FAXをなくすこと」そのものが目的ではないという点です。
目的は、受注業務にかかる工数やミスを減らし、情報を一元化し、担当者に依存しにくい運用へ変えていくことにあります。
そのため、FAX受注のDXは、単なるシステム導入ではなく、受注の流れ全体を見直す取り組みだと考えた方が実態に近いです。
FAX受注で起こりやすい課題
FAX受注は、一見するとシンプルに見えますが、実務ではさまざまなムダが発生しやすい運用です。
- 受注内容を担当者が手入力する必要がある
- 文字が読みづらく確認連絡が発生する
- 商品番号や数量の入力ミスが起きやすい
- 過去注文の確認に時間がかかる
- 担当者しか処理方法を分かっていない
これらの問題は、件数が少ないうちは見過ごされやすいですが、受注量が増えるほど工数差とミスの影響が大きくなります。
FAX受注で起こりやすい問題
| 課題 | 起こりやすいこと | 影響 |
|---|---|---|
| 転記作業 | FAX内容を基幹や管理表へ手入力する | 工数増加、入力ミス |
| 内容確認 | 不鮮明な文字や不足情報の確認連絡が必要 | 対応遅延、手戻り |
| 属人化 | 特定担当者しか処理ルールを把握していない | 引き継ぎ困難、業務停滞 |
| 再注文対応 | 過去注文の確認に時間がかかる | 対応品質のばらつき |
| 情報分散 | FAX、電話、メールで受注情報が散らばる | 管理負荷増大 |
なぜFAX受注のDXが必要なのか
FAX受注を続ける最大のリスクは、受注件数が増えたときに人手で吸収し続けなければならないことです。
しかも、単純に人を増やせば解決するわけではありません。
担当者ごとにやり方が違ったり、確認フローが曖昧だったりすると、人数が増えるほど管理が複雑になります。
そのため、FAX受注のDXでは「人を減らす」よりも、「人がやらなくてよい作業を減らす」「判断が必要な作業に集中できる状態を作る」という考え方が重要です。
FAX受注をDX化する方法
FAX受注のDXにはいくつかの進め方がありますが、現実的にはWeb受注サイトやBtoB-ECを活用して、注文を直接データとして受け取れる状態を作るのが有効です。
たとえば、取引先ごとにログインして商品を選び、数量を入力して注文できる仕組みがあれば、FAXの読み取りや転記が不要になります。
さらに、取引先側も過去注文から再注文しやすくなり、発注の手間を減らせます。
つまり、FAX受注のDXは、受注担当者の工数削減だけでなく、発注側の使いやすさ向上にもつながる取り組みです。
FAX受注のDXとBtoB-ECの違い
FAX受注のDXとBtoB-ECは近いテーマですが、完全に同じ意味ではありません。
FAX受注のDXは、アナログ受注を効率化する取り組み全般を指します。
一方、BtoB-ECは、企業間取引をWeb上で受発注できる仕組みそのものを指すことが多いです。
FAX受注のDXを進めた結果として、BtoB-ECやWeb受注サイトを導入するケースは非常に多いですが、どの程度の機能が必要かは業務内容によって変わります。
BtoB-ECとBtoC-ECの違いを整理したい方は、別記事も参考になります。
FAX受注をいきなり全廃しない方がよい理由
FAX受注のDXでよくある誤解が、「すべての取引先を一気にWeb受注へ切り替えなければならない」という考え方です。
実際には、既存取引先の事情や社内オペレーションを考えると、段階的に移行する方が現実的です。
たとえば、一部の取引先から先に移行する、再注文の多い顧客から切り替える、FAXとWeb受注を一定期間併用するといった進め方です。
無理に全廃を目指すより、「Web受注の比率を増やす」ことを目標にした方が成功しやすいです。
FAX受注のDXで重要なのは発注側の使いやすさ
受注業務を効率化したい企業側の都合だけで設計すると、取引先が使いにくく、結局FAXに戻ってしまうことがあります。
そのため、発注側が迷わず使えること、再注文しやすいこと、商品を探しやすいこと、取引先ごとの価格や条件が分かりやすいことが重要です。
発注担当者が使いやすいBtoB-ECの考え方は、別記事でも詳しく整理しています。
FAX受注のDXを成功させるための考え方
FAX受注のDXを成功させるために大切なのは、単にWeb化することではなく、受注フロー全体をどう整理するかを考えることです。
どの取引先から移行するのか、どの情報をWebで受けるのか、社内ではどう処理するのか、既存システムとはどうつなぐのか。
こうした点を整理して進めることで、単なる置き換えではなく、実務に効く改善につながります。
よくある質問
FAX受注のDXとは何ですか？
FAX受注のDXとは、FAX・電話・メールなどアナログ中心の受注業務を、Web受注やBtoB-ECなどの仕組みを使って効率化・標準化していくことです。
FAX受注はすぐに全廃しないといけませんか？
いいえ。
現実的には、既存の受注方法を残しながら、一部の取引先から段階的にWeb受注へ移行する進め方の方が取り組みやすいことが多いです。
FAX受注のDXにBtoB-ECは必要ですか？
ケースによりますが、取引先ごとの価格や再注文、会員管理、見積対応などが必要な場合は、BtoB-ECやWeb受注サイトが有力な選択肢になります。
FAX受注のDXに関するご相談はこちら
FAX受注のDXは、単に受注方法を変える話ではなく、受注業務そのものを整理し直す取り組みです。
電話・FAX・メール中心の受注を見直したい方や、Web受注サイト・BtoB-ECを検討している方は、サービスページもご覧ください。
投稿者プロフィール
- CEO
- 株式会社サンクユー 代表取締役CEO。
基幹システムとECをつなぎ、受発注業務の最適化を支援する専門家。
関西大学卒業後、東証プライム上場のゼネコンにて人事総務を経験。
その後システムベンダーへ転職し、IBM AS/400環境における金融・物流・販売管理・経理・人事など、企業の基幹業務を支えるシステム開発に従事する。
プログラマからプロジェクトマネージャーまでを経験し、台湾・台北駐在として銀行システム構築プロジェクトにも参画。
この経験を通じて、「システムの質は要件定義の質に比例する」という思想を確立。
業務理解を起点としたシステム設計を強みとする。
その後、クレジット決済代行会社にて、決済システムの再構築や銀行連携、ECサイト構築を担当。
あわせて組織改革にも携わり、20名から60名規模への組織拡大を実現（退任時：常務取締役）。
2008年に株式会社サンクユーを創業、2010年に法人化。
現在は、基幹システムとECの両領域に精通した知見を活かし、BtoB企業における受発注業務のデジタル化・効率化を支援。
特に、FAX・電話・メールなどアナログ業務のEC化や、基幹システムとの連携を前提とした業務設計を得意とする。
単なるECサイト構築にとどまらず、業務フローの整理・要件定義・システム設計まで一貫して関与し、「現場で使われる仕組み」を実現することを重視している。
NTTレゾナント「goo Search Solution」にてEC関連コラムを執筆。
ECマーケティングレポート | goo Search Solution
■趣味・関心領域
BMW / WRC / ロードバイク / RIZIN / UFC / 大相撲
David Bowie / blur / MUSE / The Rolling Stones / XTC
機動戦士ガンダム（富野由悠季）
ベルセルク / 頭文字D / 進撃の巨人 / ジョジョの奇妙な冒険 / あしたのジョー
Mission: Impossible / Memento / ワイルド・スピード / ソナチネ
LOST / Game of Thrones / FRINGE / The Mentalist
上岡龍太郎 / ダウンタウン
