FAX受注からの脱却をどう提案する？業務改善シナリオと導入ロードマップ

はじめに：クライアントの「FAXをやめたい」に、どう応えていますか？
FAX注文業務の構造と課題ポイント
1. FAX受注の典型的な業務フロー
2. よくある課題
提案は「3ステップの改善シナリオ」で構築する
信頼される提案の3つのポイント
導入ロードマップの一例（6ヶ月〜1年）
まとめ：提案は「ツール紹介」より「業務改善のストーリー設計」が重要
関連記事

はじめに：クライアントの「FAXをやめたい」に、どう応えていますか？

「FAX注文が非効率で困っている」
「DXを進めたいけれど、何から手をつけていいか分からない」
こうした声は、製造業・卸売業・印刷業など多くの現場で聞かれるものです。

しかし、課題感はあっても、クライアント自身が“どの業務をどう改善すれば良いのか”を具体的に把握できていないケースが大半です。
現場の業務は長年の慣習や人員構成に依存していることが多く、単に「FAXを廃止しましょう」と提案しても現場は動きません。

だからこそ、私たち提案者（SIer・ベンダー・パートナー企業）には、「業務の見える化 → 改善シナリオ → 段階導入」という明確な流れを描いた提案が求められます。
この流れを押さえることで、現場に納得感を与え、導入後の定着率も高めることができます。

FAX注文業務の構造と課題ポイント

FAX受注の典型的な業務フロー

顧客が注文書をFAX送信
担当者が紙で受信し、仕分けを行う
内容確認後、手入力で基幹システムに登録
不明点があれば電話やメールで確認
紙の注文書をファイリング・保存

よくある課題

入力ミス、見落とし、転記ミスが頻発
担当者依存による属人化、教育や引き継ぎの困難さ
紙ベースでの履歴管理のため検索・分析が困難
顧客対応スピードの低下による満足度の低下

FAX業務は表面的には「単純作業」に見えても、実際には確認・照会・入力といった多段階の工程が絡み合っています。
そのため、人的リソースを大きく消費し、ミスの温床となりやすいのです。

提案は「3ステップの改善シナリオ」で構築する

STEP1：現状を可視化する（As-Is）

まずは、FAX受注業務の全体像を正確に把握します。
単なる感覚値ではなく、定量データとして示すことが重要です。

月間FAX件数・処理時間・誤入力件数
業務フロー図（誰が／何を／どの手段で行っているか）
課題と業務工数の関係を数値で示す

現状のボトルネックを可視化することで、提案の説得力が大きく高まります。

STEP2：改善ゴールとKPIを定義する（To-Be）

現場と経営層の両方が納得できるゴール設定が必要です。

月間作業時間を80％削減
出荷ミス件数を50％削減
顧客対応スピードの大幅向上
再注文率の向上による売上アップ

定量目標を明確にすることで、導入後の効果検証が可能になります。

STEP3：段階的な手段を選定する（How）

改善手段	特徴	向いている状況
OCR	FAX文書を自動読み取りしてデータ化	書式が統一されている場合
RPA	既存システムの操作を自動化	APIがなく、短期導入したい場合
Webフォーム	顧客にWeb入力を促す受注方式	顧客のITリテラシーが高い場合
BtoB-EC	顧客ログイン型の注文サイト	定期取引や拡張性を重視する場合

信頼される提案の3つのポイント

1. ツールではなく「業務の変化」を示す

「OCRを導入すると便利です」という説明では不十分です。
「毎日4時間かかっていた受注処理が、1時間に短縮されます」というように、業務がどう変わるかを具体的に示します。

2. 経営視点のROIを含める

月間工数の削減効果
人件費換算によるコスト削減額
クレーム削減や顧客満足度向上の波及効果

数字を伴うROI提示は、経営層の判断を後押しします。

3. システム連携やスモール導入を含める

「まずはCSV連携で試行」「注文処理のみRPA導入」といった段階的なアプローチを提案します。
一気に全社展開するのではなく、小規模な試験導入で成功体験を積ませることが定着の鍵です。

導入ロードマップの一例（6ヶ月〜1年）

フェーズ	期間	内容	成果物
現状把握	〜1ヶ月	業務ヒアリング・課題の棚卸し	As-Is業務フロー／課題一覧
要件定義	1〜2ヶ月	改善ゴール設定・手段選定	To-Be業務・要件仕様
PoC（試験導入）	3〜6ヶ月	一部顧客や商品カテゴリで運用テスト	業務負荷削減・定量評価
全社展開	6ヶ月〜	スケール導入・業務ルール標準化	効果測定・ROI報告・次期拡張提案

まとめ：提案は「ツール紹介」より「業務改善のストーリー設計」が重要

提案時に大切なのは以下の3点です。

どの業務がどう変わるか
どれくらいの効果が期待できるか
どんな順序で導入を進めるべきか

この“業務改善シナリオ”と“導入ロードマップ”を丁寧に描くことで、単なるベンダーではなく「業務改善パートナー」としての信頼を獲得できます。

はじめてのBtoB-EC導入完全ガイド｜仕組み・メリット・費用・成功事例まで徹底解説

この記事でわかること BtoB-ECのしくみとメリット導入に必要な準備・費用・スケジュールシステム選定のポイントと主要サービス比較成功企業のリアルな導入事例導入後に成果を最大化するコツとKPI設定1....

BtoB-ECに対する注目度近年、企業間取引のデジタル化が急速に進む中で、BtoB-EC（Business to Business Electronic Commerce）の注目度はますます高まっています。国内市場だけでも2024年度に...

BtoB-EC導入で直面しやすい7つの課題を徹底解説

1. イントロダクションBtoB-EC（企業間電子商取引）は、FAXや電話に代わり、ウェブ上で受発注と請求を完結できる便利な仕組みです。しかし、実際に導入を進めると「BtoB-EC 課題」と呼ばれる壁にぶつかりがちです。ここでは、...

BtoB-ECと基幹システムの連携方法｜API・CSV・RPAの使い分け【2025年最新版】

はじめに：BtoB-ECは“業務システム”と切り離せないBtoB-ECサイトの構築は、単なる「Webで商品を売る仕組み」ではありません。特に法人間取引においては、ECシステムが業務全体の中核に位置づけられ、社内外のあらゆるプロセスと連動...

投稿者プロフィール

OSAMU HORIKAWACEO: 株式会社サンクユー代表取締役CEO。
基幹システムとECをつなぎ、受発注業務の最適化を支援する専門家。

関西大学卒業後、東証プライム上場のゼネコンにて人事総務を経験。
その後システムベンダーへ転職し、IBM AS/400環境における金融・物流・販売管理・経理・人事など、企業の基幹業務を支えるシステム開発に従事する。
プログラマからプロジェクトマネージャーまでを経験し、台湾・台北駐在として銀行システム構築プロジェクトにも参画。

この経験を通じて、「システムの質は要件定義の質に比例する」という思想を確立。
業務理解を起点としたシステム設計を強みとする。

その後、クレジット決済代行会社にて、決済システムの再構築や銀行連携、ECサイト構築を担当。
あわせて組織改革にも携わり、20名から60名規模への組織拡大を実現（退任時：常務取締役）。

2008年に株式会社サンクユーを創業、2010年に法人化。
現在は、基幹システムとECの両領域に精通した知見を活かし、BtoB企業における受発注業務のデジタル化・効率化を支援。
特に、FAX・電話・メールなどアナログ業務のEC化や、基幹システムとの連携を前提とした業務設計を得意とする。

単なるECサイト構築にとどまらず、業務フローの整理・要件定義・システム設計まで一貫して関与し、「現場で使われる仕組み」を実現することを重視している。

NTTレゾナント「goo Search Solution」にてEC関連コラムを執筆。
ECマーケティングレポート | goo Search Solution

■趣味・関心領域
BMW / WRC / ロードバイク / RIZIN / UFC / 大相撲
David Bowie / blur / MUSE / The Rolling Stones / XTC
機動戦士ガンダム（富野由悠季）
ベルセルク / 頭文字D / 進撃の巨人 / ジョジョの奇妙な冒険 / あしたのジョー
Mission: Impossible / Memento / ワイルド・スピード / ソナチネ
LOST / Game of Thrones / FRINGE / The Mentalist
上岡龍太郎 / ダウンタウン