メール受注は便利そうで、実は手間がかかる
FAXよりメールの方が便利。
そう考えて、受注をメール中心に切り替えている会社は少なくありません。
たしかにメール受注には、読みやすい、履歴が残る、添付ファイルでやり取りできるといった利点があります。
しかし実際の現場では、メール受注が増えるほど、転記作業と確認作業に追われるケースが多く見られます。
たとえば、次のような状態に心当たりはないでしょうか。
- メール本文や添付ファイルを見ながら受注内容を転記している
- 商品名や品番の表記ゆれで確認が発生する
- 取引先ごとの価格を別ファイルで確認している
- 在庫や納期確認のために社内連絡が必要になる
- 内容修正のメール往復が多い
もし当てはまるなら、問題はメールそのものではなく、メール受注の後ろにある業務構造にあります。
転記作業が増える会社の共通点
メール受注では、注文情報が最初からシステムに入るわけではありません。
多くの場合、担当者がメールを読み、必要な情報を取り出し、基幹システムや販売管理システムへ入力しています。
このとき、次のような負担が発生します。
- 注文内容を読み取る
- 不足情報を確認する
- 価格条件を確認する
- 在庫状況を確認する
- 内容をシステムへ入力する
- 間違いがないか再確認する
つまり、メール受注は「受注チャネルがメールになっただけ」で、業務自体はほとんど変わっていないことが多いのです。
転記作業が引き起こす3つの問題
1. 入力ミスが起きやすい
人が手で入力する以上、ミスは避けられません。
商品番号、数量、単価、納期など、1つのミスがその後の手戻りにつながります。
2. 受注量が増えるほど処理が追いつかない
1件あたりは数分でも、件数が増えると大きな負担になります。
特に月末やキャンペーン時期など、受注が集中するタイミングで処理能力の限界が出やすくなります。
3. 営業や事務が本来業務に集中できない
受注内容の転記、確認、修正対応が増えると、提案や顧客フォローなどの付加価値業務に時間を使えなくなります。
メール受注の効率化で本当に考えるべきこと
転記作業を減らしたいと考えたとき、多くの会社は「もっと効率よく入力する方法」を探します。
しかし本当に考えるべきなのは、入力作業そのものを減らせないかという視点です。
重要なのは、次の3点です。
- どこまで注文内容をお客様自身で入力できるか
- どこまで価格や条件を自動化できるか
- どこまで基幹システムへ連携できるか
つまり、メールを処理しやすくすることより、メールに頼らなくても受注できる仕組みを作ることが本質です。
Web受注化で転記作業はどう変わるのか
法人向けの受注サイトを導入すると、注文情報は最初からシステム化された形で入力されます。
これにより、転記作業を大幅に減らせます。
たとえば、次のような改善が可能です。
- 取引先ごとの価格をログイン後に自動表示する
- 商品選択や数量入力を画面上で完結させる
- 履歴から再注文できるようにする
- 注文データを基幹システムへ連携する
これにより、担当者はメールから情報を読み取って入力する仕事から解放されます。
ただし、Web受注化すれば何でも解決するわけではない
ここで注意したいのは、単純に受注画面を作ればよいわけではないという点です。
今の業務ルールを整理せずに導入すると、かえって運用が複雑になることがあります。
たとえば、
- 価格ルールが曖昧なまま
- 例外対応が多いまま
- 基幹システムとの役割分担が不明確なまま
導入すると、メールは減っても電話確認や管理画面での手修正が増えることがあります。
まず整理すべきポイント
メール受注の転記作業を減らしたい場合、最初に整理したいのは次の点です。
- どの情報を毎回手入力しているか
- どの確認作業が多いか
- どの取引先・どの商品が定型化しやすいか
- 価格ルールはどこまで明文化できるか
- 基幹システムにどのように連携するか
ここを整理すれば、どこからWeb化すべきかが見えてきます。
メール受注の見直しは、受注構造を変えること
メール受注の転記作業を減らすというと、単なる事務効率化の話に見えるかもしれません。
しかし実際には、受注業務全体の構造を見直す話です。
- 転記を減らす
- 確認を減らす
- 修正を減らす
- 再注文を簡単にする
こうした見直しが進むと、営業や事務の負担が軽くなるだけでなく、受注データの活用もしやすくなります。
メール受注やFAX受注のWeb化について詳しく知りたい方は、こちらをご覧ください。
FAX・メール受注のWeb受注化サービスを見る
転記作業を減らしたいなら、今が見直しのタイミングです
今は何とか回っていても、受注量が増えたり担当者が変わったりすると、一気に負担が表面化することがあります。
「メール受注のどこに無駄があるのか整理したい」
「全部ではなく、一部の定型受注から見直したい」
その段階でも大丈夫です。
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投稿者プロフィール
- CEO
- 株式会社サンクユー 代表取締役CEO。
基幹システムとECをつなぎ、受発注業務の最適化を支援する専門家。
関西大学卒業後、東証プライム上場のゼネコンにて人事総務を経験。
その後システムベンダーへ転職し、IBM AS/400環境における金融・物流・販売管理・経理・人事など、企業の基幹業務を支えるシステム開発に従事する。
プログラマからプロジェクトマネージャーまでを経験し、台湾・台北駐在として銀行システム構築プロジェクトにも参画。
この経験を通じて、「システムの質は要件定義の質に比例する」という思想を確立。
業務理解を起点としたシステム設計を強みとする。
その後、クレジット決済代行会社にて、決済システムの再構築や銀行連携、ECサイト構築を担当。
あわせて組織改革にも携わり、20名から60名規模への組織拡大を実現（退任時：常務取締役）。
2008年に株式会社サンクユーを創業、2010年に法人化。
現在は、基幹システムとECの両領域に精通した知見を活かし、BtoB企業における受発注業務のデジタル化・効率化を支援。
特に、FAX・電話・メールなどアナログ業務のEC化や、基幹システムとの連携を前提とした業務設計を得意とする。
単なるECサイト構築にとどまらず、業務フローの整理・要件定義・システム設計まで一貫して関与し、「現場で使われる仕組み」を実現することを重視している。
NTTレゾナント「goo Search Solution」にてEC関連コラムを執筆。
ECマーケティングレポート | goo Search Solution
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