EC-CUBEの受注一覧からメールを一括送信する方法｜未入金督促・編集可能メールに対応

この記事でわかること
EC-CUBEで「未入金のお客様に督促メールを送りたい」となったとき、標準の運用では注文を1件ずつ開いてメールを送ることになります。件数が増えるほど、この往復だけで時間が溶けていきます。本記事で紹介するのは、受注一覧画面から離れることなく、対象の注文を選んでメール送信まで完結できるカスタマイズです。未入金督促などの定型メール、送信時に件名・本文を編集できるメール、誤送信を防ぐプレビュー、送信履歴の保存まで、実際の実装をもとに解説します。

標準のEC-CUBEではメール送信に手間がかかる

EC-CUBEの標準機能でも、注文に対してメールを送ることはできます。ただし、それは注文を1件ずつ開いて、その画面から送るという運用です。

たとえば「銀行振込の前払いで、まだ入金が確認できていないお客様に督促メールを送る」という業務を考えてみます。標準の運用では、次の作業を注文の件数だけ繰り返すことになります。

1件や2件なら問題ありません。しかし、対象が10件、20件と増えると、この往復だけで時間が溶けます。しかも手作業である以上、送り漏れ・二重送信・送る相手の間違いが起こります。

受注一覧画面だけでメール送信まで完結できる

この記事の中心は、ここです。受注一覧の画面から離れずに、メール送信まで完結させる——これがカスタマイズの狙いです。

実装した機能では、受注一覧の一括操作にメール送信のメニューを追加しました。操作の流れはこうなります。

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   対象の注文を選ぶ

   受注一覧で、送信したい注文にチェックを入れます。対応状況での絞り込み（未入金など）と組み合わせれば、対象を素早く特定できます。

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   送信するメールを選ぶ

   プルダウンから、送信するメールの種類を選択します。EC-CUBEの「対応状況の変更」と同じ操作感なので、運用に馴染みやすい形にしています。

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   プレビューで確認する

   決定ボタンを押すと、いきなり送信されるのではなくプレビュー画面が表示されます。宛先と内容を確認してから送信します。

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   送信する

   選択したすべての注文へ、まとめて送信されます。送信内容は各注文のメール送信履歴に保存されます。

「未入金の注文を探して、選んで、送る」までが、受注一覧の1画面で終わります。注文を1件ずつ開いて戻る往復がなくなるため、対象が何件あっても作業時間はほとんど変わりません。

一覧画面から離れないということは、担当者が「今どの注文を処理しているか」という作業の流れを途切れさせないということでもあります。画面を行き来するたびに、どこまで対応したかを思い出し直すことになります。受注件数が増えるほど、この違いが作業時間とミスの削減につながります。

この機能を成立させるために実装した範囲は、次のとおりです。

未入金督促などの定型メールを一括送信する

一括送信できるメールの1つが、未入金の督促メールです。あらかじめ登録しておいた文面を、選択した注文へそのまま送信します。

督促メールは、送るたびに文面を考える必要のないメールです。むしろ、誰が送っても同じ文面であることが望ましい種類のメールと言えます。担当者によって言い回しや厳しさが変わると、お客様への印象が揺れてしまうためです。

• 登録済みの文面をそのまま送るため、文面の品質が担当者に左右されない
• 受注一覧で未入金の注文を絞り込み、まとめて選択して一度に送れる
• 「送る作業が面倒だから後回し」という状態を解消できる

銀行振込などの前払いを扱うECサイトでは、入金確認と督促は避けて通れない業務です。ここが手作業だと、入金確認の遅れがそのまま売上の回収遅れになります。

今回の実装では代表例として未入金督促メールを登録していますが、これは「登録した定型文をそのまま一括送信する」という仕組みです。同じ仕組みで、他の定型メールを追加することもできます。毎回同じ文面を送るメールは、この方式が向いています。

送信時に編集できるメールで個別対応する

もう1つが、送信時に件名と本文を編集できるメールです。定型文をそのまま送るのではなく、その場で内容を変えてから送信できます。

実務では、定型文だけでは足りない場面があります。

送信時に編集できるようにしておけば、こうした「定型ではないが、複数の注文へまとめて送りたい」メールに対応できます。テンプレートを都度登録する手間もありません。

この仕組みがあれば、用途は督促に限りません。商品の欠品連絡、配送遅延のお知らせ、仕様変更の案内など、テンプレートとして新規登録するほどではないメールも、その場で編集して複数のお客様へまとめて送信できます。突発的な連絡が発生したとき、対象の注文を選んですぐ送れる——これは日々のEC運営全体で効いてきます。

送信履歴が残るので担当交代にも強い

一括送信したメールは、各注文のメール送信履歴に保存されます。これは地味ですが、運用上とても重要です。

メール送信履歴が注文単位で残るため、「いつ・どの内容を送ったか」を後から確認できます。担当者の交代時だけでなく、お客様から「メールが届いていない」と問い合わせを受けたときの確認にも役立ちます。履歴は単なるログではなく、顧客対応を支える業務上の記録です。

メールを送る機能を作るとき、「送れること」だけを考えると履歴の設計が抜けます。しかし実務で効くのは、送った後に確認できることです。督促のように「送った・送っていない」がトラブルに直結する業務では、履歴が残っているかどうかが対応の質を決めます。

実装時に考慮したポイント

一括メール送信は、便利な反面リスクもある機能です。実装では次の点を考慮しました。

どんなECサイトに向くか

• 銀行振込などの前払いを扱っており、未入金の督促が発生する
• 注文を1件ずつ開いてメールを送っており、件数が増えて限界を感じている
• 督促や案内メールの送り漏れ・二重送信が起きたことがある
• 複数の担当者で受注対応をしており、誰が何を送ったか分からなくなる
• 定型文だけでなく、その都度内容を変えたメールも複数の注文へ送りたい
• EC-CUBEで受注管理をしているが、メール送信が手作業のままになっている

特に、受注件数が伸びてきて「手作業では回らない」と感じ始めた段階のECサイトほど、効果が大きくなります。件数が少ないうちは手作業でも成立しますが、その運用は必ずどこかで限界を迎えます。

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