EC-CUBEをイベント・展示会で活用｜BtoB-ECの注文受付・特典管理

会場で紙の注文書を集め、帰社後に入力し直している。購入特典を渡したか分からず、受付で確認に時間がかかる。こうした業務をECにつなぐには、会場で何を受け付け、何をその場で確定するかを先に決めることが大切です。

イベントでEC-CUBEを使うときは、会場と開催後の仕事をつなぐ

来場者が自分のスマートフォンから注文し、その内容をEC-CUBEで確認できれば、注文情報の転記を減らす運用を検討できます。既存会員がログインして購入する方式なら、同じ会員の注文履歴として管理できます。ただし、会員登録や再来店が自動的に増えるわけではなく、登録の案内や入力負担も設計が必要です。

会場での利用には、購入した商品を持ち帰る販売、注文後に配送する販売、見積依頼や商談内容だけを受け付ける方法があります。現物の引き渡し、支払確認、送料、納期回答の要否が異なるため、利用目的に合う流れを選びます。

同じイベントで複数の方法を使う場合も、来場者に表示する案内と、スタッフが処理する区分をそろえます。見積依頼なのに注文確定と案内される、といった食い違いを避けます。

限定商品は、一覧での表示と購入できる条件を分ける

URLやQRコードは商品への入口として使う

イベント専用商品のURLをQRコードにして、会場で案内する方法があります。通常の商品一覧に出したくない場合は、一覧・検索結果・関連商品など、どこから表示されるかを確認し、必要な制御を追加します。

ただし、一覧から隠しても、URLを共有された人がアクセスできる構成では来場者限定になりません。QRコードや共通パスワードも転送される可能性があります。誰でも購入できる商品を会場で案内するのか、来場確認済みの会員だけに販売するのかで、必要な仕組みが変わります。

会員や取引先を限定する場合は、ログイン状態、所属する会社、来場確認の有無などを使って、閲覧・購入の条件を判定します。商品ページに加え、カート追加や注文確定時にもサーバー側で確認し、URLの直接入力などから条件を回避できないようにします。会員制の考え方は、EC-CUBEを使ったクローズドサイトの構築でも紹介しています。

受付期間と価格の適用条件をそろえる

「会場開催中だけ注文できる」「会期後も数日間受け付ける」など、受付期間を決めます。終了前にカートへ入れた商品を終了後に購入できるか、特別価格をどの時点で確定するかも確認します。画面上の表示だけでなく、注文を受け付ける処理にも条件を反映させます。

公開日時や販売期間を自動で切り替える場合は、商品・ページの予約公開の設計も参考になります。会期終了後のページには、受付終了や通常販売への案内を用意します。

注文・決済・在庫を確認して、引き渡し可否を決める

注文番号が発行されていても、支払いが完了しているとは限りません。EC-CUBEには購入処理中・決済処理中などの状態があり、利用する決済プラグインによって処理の流れも変わります。会場で商品を渡す際は、対象注文、支払状況、取消の有無、引き渡し状況を確認する運用にします。

ブラウザーを閉じた、通信が切れた、支払い後に完了画面へ戻れなかった場合は、受注と決済サービスの結果を照合します。完了画面が出ないことだけを理由に、再注文や再決済を案内しないようにします。現金や別の端末で支払う場合も、EC側の記録と照合する担当・手順を決めます。

在庫は、会場で渡せる数量と、倉庫から配送できる数量を区別します。同じ商品を通常ECや店頭でも販売する場合、EC-CUBEを使うだけで他の販売経路の在庫が自動同期されるわけではありません。会場用に在庫を分けるか、販売管理システムと連携するかを選びます。

EC-CUBEの商品設定には在庫数や一回の注文に対する販売制限数がありますが、「一人につき会期中一個」といった累計制限には別の判定が必要です。在庫を確保・解放するタイミング、決済失敗や取消時の扱いも、利用環境に合わせて確認します。連携方式は、基幹・在庫システムとのAPI・CSV・定期同期で解説しています。

来場特典は、対象条件と受け渡しの記録をセットで設計する

「商品を購入し、会場に来た方へ特典を渡す」運用では、購入者名と注文番号の照合を入口にできます。ただし、名前と番号だけでは受取人の権限や未受け取りまで判断できません。本人のマイページ表示、代理受け取りの確認方法など、受付に必要な手順を決めます。

特典の条件は、対象商品、購入金額、注文期間、入金の要否、受け取り回数まで整理します。一注文につき一回なのか、一会員・一社につき一回なのかで管理単位が変わります。注文ごとのフラグだけでは、同じ人による複数注文をまたぐ制限はできません。

1. 来場者が対象注文を提示し、スタッフが注文内容と受取条件を確認する。
2. 支払状況・取消の有無・特典の残数・受け渡し状況を確認する。
3. 対象の受け渡しを処理中として確保し、別の受付で重複処理されないようにする。
4. 特典を渡し、完了を記録する。渡せなかった場合や記録が失敗した場合は担当者が照合する。

複数の受付がある場合、画面に「未受け取り」と表示されていても、その直後に別のスタッフが処理していることがあります。実行時に最新状態を確認し、同じ対象を同時に処理できない仕組みを検討します。受け渡し日時・担当者・数量、訂正理由も記録し、イベント終了後に配布数と残数を照合できるようにします。

受け渡し用QRコードを使う場合も、コードを読み取っただけで特典を渡さず、有効期限や使用済みの状態を確認します。氏名やメールアドレスをコードへ直接入れる必要がない方式を選び、スタッフ画面には受付に必要な情報を表示します。

BtoBの展示会では、商談から正式受注までの区分を明確にする

既存取引先には、会員情報と会社をひも付け、取引先別価格、掛率、ロット、支払条件を適用する設計が考えられます。通常価格と展示会価格がある場合は、どちらを優先するか、送料や値引きをどう扱うかを決め、注文確認画面でも分かるようにします。

新規来場者は、会社情報を登録しただけで掛け払いなどの取引条件が確定するとは限りません。取引審査、価格提示、社内承認が必要な場合は、見積依頼・仮受付として受け付け、正式注文へ進める条件を明示します。見積もりが必要な商品の受付も組み合わせて検討できます。

受注や商談にイベント名・開催回・担当者を記録すると、開催後の抽出や対応確認に利用できます。見積回答、納期連絡、基幹への登録、出荷・請求を誰が進めるかまで決めます。担当者が会場で代理入力する場合は、対象の取引先と価格を確認し、注文者と操作した担当者を区別して残します。

標準機能で使える範囲と、追加対応を整理する

商品登録、在庫数の設定、通常の注文受付や受注確認を土台に、イベント固有の条件を追加します。次の表は設計時の整理例です。バージョン、プラグイン、既存改修によって対応範囲が変わるため、導入済みの機能を確認してから決めます。

標準の商品設定は、EC-CUBE公式の商品登録マニュアルで確認できます。イベント専用の受付画面や特典管理が、標準で一式そろっているという意味ではありません。

当日の通信とスタッフの操作まで確認して導入する

開催前は、スマートフォンでのQR読み取り、会員登録・ログイン、注文、決済、スタッフによる確認、受け渡しまで一通り試します。混雑時のアクセス数や会場の通信環境も確認し、充電・予備回線・問い合わせ先を準備します。

通信できないときに、注文や決済が完了した前提で商品を渡す運用は避けます。受付を保留するか、別の窓口へ案内するかを決め、紙などで控えた情報を復旧後に登録する際も、既存注文との重複を照合します。特典の未受け取りを確認できない場合の対応もそろえておきます。

スタッフには担当業務に必要な権限を付与し、共用端末のログアウトや画面の見え方にも配慮します。最初は対象商品・受付窓口を絞り、操作と照合の手順を確かめてから範囲を広げる方法があります。費用を比較する際は、BtoB-EC構築の費用目安も参考に、既存サイトの改修範囲と連携先をそろえて相談します。

会場での受付から、受け渡し・出荷・請求まで整える

EC-CUBEのイベント活用では、注文しやすい入口と、スタッフが判断できる情報をそろえることが大切です。限定販売の条件、支払い、在庫、特典の受け渡しを整理し、BtoBでは見積や取引条件、開催後の受注処理までつなげます。

サンクユーの卸売・BtoB-ECサイト構築では、現在の販売・受注業務を確認し、既存EC-CUBEの活用方法と必要な改修範囲をご提案します。